CRM für den technischen Vertrieb: neben dem ERP, ohne Einführungsprojekt
Ihr ERP kennt Aufträge und Rechnungen. Das Angebot, das seit zwei Wochen unbeantwortet ist, kennt es nicht, die Serviceanfrage von gestern Abend auch nicht. Portario übernimmt diesen Teil, ohne dass daraus ein IT-Projekt wird.
Der Alltag in vielen Betrieben mit 20 bis 60 Mitarbeitenden: Die Angebote liegen in Outlook-Postfächern, die Wartungstermine in einer Excel-Liste, und wer beim Kunden anruft, weiß nicht, dass der Kollege dort gestern schon war. Das ERP hilft da wenig: Es kennt das Angebot, aber nicht das Nachfassen.
Die klassische Antwort darauf ist ein CRM-Einführungsprojekt: Workshops, Berater, Monate. Für einen Konzern angemessen, für einen Mittelständler oft der Grund, es ganz zu lassen und bei Excel zu bleiben.
Portario geht einen anderen Weg: Es ist ein CRM, das die Vertriebsseite übernimmt und das ERP in Ruhe lässt. Bestandskunden kommen per Excel-Import oder direkt aus dem ERP, das Support-Postfach wird angebunden, die Begriffe und Felder passen Sie selbst an. Das dauert Tage, und einen Berater muss dafür niemand buchen.
Kein Angebot versandet mehr
Jede Verkaufschance steht mit Wert und Phase in der Pipeline, jedes Angebot hat Positionen und ein Gültigkeitsdatum. Eine eigene Kennzahl zeigt, welche Angebote bald ablaufen. Wiedervorlagen erinnern ans Nachfassen, bevor der Wettbewerber anruft.
- Pipeline mit Ihren Phasen, vom Erstkontakt bis zum Auftrag
- Angebote mit Positionen, Rabatt und Gültigkeitsdatum
- Wiedervorlagen und Aufgaben direkt an der Verkaufschance
- Outlook-Add-In: zur Mail sofort Kunde, offene Chancen und Tickets sehen, Mails mit einem Klick ablegen
- Jahresplanung je Kunde und Warengruppe: Plan-Ist mit Vorjahr und Hochrechnung (ab Pro)
Aus jeder Kunden-E-Mail wird ein Vorgang
Das Support-Postfach ist angebunden: Jede eingehende Mail wird automatisch ein Ticket mit Nummer, der Kunde bekommt sofort eine Eingangsbestätigung, und die Frist-Uhr (SLA) läuft sichtbar mit. Antwortet der Kunde, springt das Ticket auf „Neue Antwort". Im Postfach geht nichts mehr unter.
- E-Mail rein → Ticket mit Nummer und Eingangsbestätigung raus
- Antwortfristen (SLA) je Priorität, gezählt nur in Ihren Servicezeiten, pausiert bei „Warten auf Kunde"
- Kundenportal: Ihre Kunden sehen den Stand ihrer Anfragen selbst
- Voll mobil, auf Wunsch auch ohne Netz: Notizen, Aufgaben und Servicebericht gehen raus, sobald wieder Verbindung da ist
- Servicebericht vor Ort: Der Kunde unterschreibt auf dem Tablet, das PDF geht direkt an ihn
- Reklamation sauber abarbeiten: 8D-Report mit Team, Ursache und Maßnahmen, als PDF für den Kunden (ab Pro)
- Einweisungen bei der Inbetriebnahme: jeder Bediener unterschreibt, Teilnahmebescheinigung je Person, Erinnerung, wenn die Wiederholung fällig ist (ab Pro)
Wartungsverträge mit eingebautem Wecker
Verträge stehen mit Laufzeit und Kündigungsfrist im System. Naht die Frist, meldet sich Portario beim Verantwortlichen. Maschinen und Anlagen führen Sie als eigene Akte mit Seriennummer, Standort und kompletter Historie. Wer die Akte öffnet, sieht, was an der Anlage je passiert ist.
- Kündigungsfrist-Erinnerung, bevor sich der Vertrag stillschweigend verlängert
- Vertrag ↔ Anlage verknüpft: die Akte zeigt Wartungsplan und Vertrag nebeneinander
- Serviceanfragen (Tickets) direkt an der Anlage: die ganze Servicehistorie an einem Ort
- Wartungsplan je Anlage: standardmäßig 14 Tage vor dem Termin (einstellbar) legt Portario das Wartungsticket von selbst an
Wer liegt auf dem Weg? Umkreis, Karte und Tour
Der Besuchstag beginnt mit einer Frage: Welche Kunden liegen in der Nähe? Die Umkreissuche filtert die Firmenliste auf einen Radius um Ort oder Postleitzahl, die Karte zeigt dieselbe Auswahl als Punkte, und aus den angehakten Firmen wird eine Tour in sinnvoller Reihenfolge, die Sie per Knopfdruck in der Karten-App öffnen. Umkreissuche und Karte kommen ohne externen Kartendienst aus; erst wenn Sie die Tour in der Karten-App öffnen, gehen die Haltepunkte dorthin.
- Umkreissuche 10–300 km mit Entfernung je Firma
- Zoombare Karte mit Umkreis-Ring
- Tour planen: Startort, Reihenfolge, Kilometer, dann weiter in Google Maps
- Plantafel: Einsätze der Techniker je Woche planen, Fahrzeiten aus den Postleitzahlen geschätzt (ab Pro)
- Besuchsbericht nach dem Termin: steht in der Chronik, Maßnahmen werden Aufgaben (ab Pro)
Ihr ERP bleibt führend, und Portario kennt Ihre Kunden trotzdem
Portario holt Geschäftspartner und Debitoren lesend aus dem ERP: per OData/REST-Schnittstelle, unter anderem aus SAP S/4HANA über das SAP Gateway. Der Abgleich läuft über die Kundennummer, manuell oder nach Zeitplan. Kein ERP mit Schnittstelle? Dann kommen die Bestandsdaten per Excel- oder CSV-Import, auf Wunsch als Direktumzug aus dem bisherigen CRM.
- Fertige Vorlagen für SAP S/4HANA, SAP Business One und Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Andere ERPs (abas, proALPHA, Infor, Sage …) über das Portario-Standardschema, das Ihr ERP-Partner bereitstellt
- Auf Wunsch Umsatz je Kunde und Warengruppe (mit Deckungsbeitrag), offene Aufträge und offene Posten
- Abgleich über die Kundennummer, manuell oder geplant
- Konzerne: Mutterfirma aus dem ERP, Umsatz und offene Vorgänge über alle Töchter
- Bewusst nur lesend: Portario schreibt nichts ins ERP zurück
- Belege aus Portario automatisch im DMS ablegen: SharePoint oder DocuWare (ab Pro)
Typische Betriebe: Maschinenbau, Elektrotechnik, technischer Großhandel
Der technische Vertrieb sieht in jeder Branche etwas anders aus. Diese drei kommen uns am häufigsten unter. So sieht Portario dort im Alltag aus:
Maschinen- und Anlagenbau
Lange Angebotsphasen, viele Rückfragen, danach jahrzehntelange Servicebeziehung. Portario hält jede Maschine als eigene Akte mit Seriennummer, Standort und kompletter Servicehistorie und erinnert an Wartungsintervalle und Kündigungsfristen, bevor der Vertrag stillschweigend weiterläuft.
Elektrotechnik und Automatisierung
Viele parallele Projekte, viele Ansprechpartner je Kunde, Anfragen zwischen Baustelle und Büro. Portario kann jeden Ansprechpartner mehreren Firmen zuordnen und macht aus jeder Mail an das Support-Postfach ein Ticket mit Frist. Auf der Baustelle läuft es im Handy-Browser genauso wie am Schreibtisch.
Technischer Großhandel
Große Kundenzahl, kleine Margen, das ERP kennt jeden Auftrag, aber nicht das Angebot von letzter Woche. Portario liest Debitoren per OData aus dem ERP, ergänzt Pipeline und Wiedervorlagen daneben und schreibt nichts zurück. Die Kundennummer bleibt die gemeinsame Klammer. Konzerne mit ihren Töchtern sehen Sie als Ganzes, und auf der Einkaufsseite bewerten Sie Lieferanten und vergleichen deren Angebote.
Was Portario im technischen Vertrieb NICHT ist
- Kein ERP-Ersatz: Warenwirtschaft, Stücklisten und Aufträge bleiben in Ihrem ERP. Portario liest Stammdaten und auf Wunsch Umsätze, Warengruppen, offene Aufträge und offene Posten als Vertriebssicht. Es schreibt nichts zurück und will das auch nicht; gebucht und kalkuliert wird weiter im ERP. Rechnungen und Mahnungen kann Portario schreiben, als E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, ab Tarif Pro); wer im ERP fakturiert, lässt das dort.
- Kein Einführungsprojekt: Es gibt keine Workshops und keine Beraterorganisation dahinter. Wer eine monatelange Prozessberatung sucht, ist bei den Enterprise-Anbietern besser aufgehoben.
- Keine Navigation und keine Fahrzeiten aus dem Straßennetz: Portario bringt die Halte in eine sinnvolle Reihenfolge (gerechnet über die Luftlinie) und übergibt sie auf Knopfdruck an Ihre Karten-App, gefahren wird dann dort. Die Plantafel für Einsätze (ab Pro) schätzt Fahrzeiten aus den Postleitzahlen, mehr nicht.
Häufige Fragen
Ersetzt Portario unser ERP?
Nein, bewusst nicht. Das ERP bleibt das führende System für Aufträge und Warenwirtschaft; Rechnungen schreiben Sie weiter dort oder, wenn Sie wollen, in Portario. Portario übernimmt die Seite, die im ERP fehlt: Angebote nachfassen, Serviceanfragen, Wartungsverträge, Kundenhistorie.
Wie kommen unsere Kunden aus dem ERP nach Portario?
Über die ERP-Anbindung: Portario liest Geschäftspartner/Debitoren per OData/REST. Für SAP S/4HANA, SAP Business One und Microsoft Dynamics 365 Business Central gibt es fertige Vorlagen, für andere ERPs ein Standardschema, das Ihr ERP-Partner bereitstellt. Der Abgleich läuft über die Kundennummer, manuell oder nach Zeitplan. Alternativ importieren Sie eine Excel- oder CSV-Datei, auch direkt aus dem bisherigen CRM.
Schreibt Portario Daten ins ERP zurück?
Nein. Die Anbindung ist bewusst lesend. So kann im ERP nichts kaputtgehen, und die IT muss kein Schreibrecht vergeben. Was in Portario entsteht, lässt sich jederzeit als CSV exportieren oder über die offene API abholen.
Wie lange dauert die Einführung wirklich?
Tage, nicht Monate. Wie viele, hängt davon ab, wie Ihre Daten heute liegen. Eine saubere Excel-Liste ist in einer Stunde importiert, ein gewachsener Bestand mit ERP-Abgleich braucht ein paar Tage gemeinsames Aufräumen. Die Schritte sind immer dieselben: Bestandsdaten importieren, Support-Postfach anbinden, Begriffe und Felder anpassen, Kollegen einladen. Dafür gibt es eine Einrichtungs-Checkliste in der Anwendung, ein ausführliches Handbuch und uns persönlich. Einen Beratereinsatz oder eine Workshop-Reihe gibt es nicht, eine Einweisung beim Einrichten reicht.
Passt Portario zu unseren Begriffen und Abläufen?
Ja. Begriffe, Status, Pipeline-Phasen und Felder stellen Sie selbst um, ohne Entwickler. Aus „Tickets" werden bei Bedarf „Serviceanfragen", aus „Firmen" „Debitoren", und eigene Bereiche wie „Anlagen" oder „Prüfmittel" legen Sie mit eigenen Feldern an.
Für andere Ausgangslagen
Portario lässt sich anpassen. Hier sind die übrigen Beispiele.
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