Ihr ERP kennt Aufträge und Rechnungen – aber nicht das Angebot, das seit zwei Wochen unbeantwortet ist, und nicht die Serviceanfrage von gestern Abend. Portario schließt genau diese Lücke, ohne dass daraus ein IT-Projekt wird.
Der Alltag in vielen Betrieben mit 20 bis 60 Leuten: Die Angebote liegen in Outlook-Postfächern, die Wartungstermine in einer Excel-Liste, und wer beim Kunden anruft, weiß nicht, dass der Kollege dort gestern schon war. Das ERP hilft nicht – es beginnt erst beim Auftrag.
Die klassische Antwort darauf ist ein CRM-Einführungsprojekt: Workshops, Berater, Monate. Für einen Konzern angemessen, für einen Mittelständler oft der Grund, es ganz zu lassen – und bei Excel zu bleiben.
Portario ist der dritte Weg: ein CRM, das die Vertriebsseite übernimmt und das ERP in Ruhe lässt. Bestandskunden kommen per Excel-Import oder direkt aus dem ERP, das Support-Postfach wird angebunden, die Begriffe und Felder passen Sie selbst an. Das ist ein Nachmittag, kein Projekt.
Jede Verkaufschance steht mit Wert und Phase in der Pipeline, jedes Angebot hat Positionen und ein Gültigkeitsdatum. Eine eigene Kennzahl zeigt, welche Angebote bald ablaufen – und Wiedervorlagen erinnern ans Nachfassen, bevor der Wettbewerber anruft.
Das Support-Postfach ist angebunden: Jede eingehende Mail wird automatisch ein Ticket mit Nummer, der Kunde bekommt sofort eine Eingangsbestätigung, und die SLA-Uhr läuft sichtbar mit. Antwortet der Kunde, springt das Ticket auf „Neue Antwort" – nichts geht mehr im Postfach unter.
Verträge stehen mit Laufzeit und Kündigungsfrist im System – naht die Frist, meldet sich Portario beim Verantwortlichen. Maschinen und Anlagen führen Sie als eigene Akte mit Seriennummer, Standort und kompletter Historie: Wer die Anlage kennt, sieht auf einen Blick, was dort je passiert ist.
Portario holt Geschäftspartner und Debitoren lesend aus dem ERP: per OData/REST-Schnittstelle, unter anderem aus SAP S/4HANA über das SAP Gateway. Der Abgleich läuft über die Kundennummer, manuell oder nach Zeitplan. Kein ERP mit Schnittstelle? Dann kommen die Bestandsdaten per Excel- oder CSV-Import – inklusive Direktumzug aus dem bisherigen CRM.
Nein, bewusst nicht. Das ERP bleibt das führende System für Aufträge, Warenwirtschaft und Rechnungen. Portario übernimmt die Seite, die im ERP fehlt: Angebote nachfassen, Serviceanfragen, Wartungsverträge, Kundenhistorie.
Über die ERP-Anbindung: Portario liest Geschäftspartner/Debitoren per OData/REST, unter anderem aus SAP S/4HANA über das SAP Gateway. Der Abgleich läuft über die Kundennummer, manuell oder nach Zeitplan. Alternativ importieren Sie eine Excel- oder CSV-Datei – auch direkt aus dem bisherigen CRM.
Nein. Die Anbindung ist bewusst lesend – so kann im ERP nichts kaputtgehen, und die IT muss kein Schreibrecht vergeben. Was in Portario entsteht, lässt sich jederzeit als CSV exportieren oder über die offene API abholen.
Ein Nachmittag ist realistisch: Bestandsdaten importieren, Support-Postfach anbinden, Begriffe und Felder anpassen, Kollegen einladen. Es gibt eine Einrichtungs-Checkliste in der Anwendung, ein ausführliches Handbuch und persönlichen Support – aber keinen Beratereinsatz und keine Schulungstage.
Ja – Begriffe, Status, Pipeline-Phasen und Felder stellen Sie selbst um, ohne Entwickler. Aus „Tickets" werden bei Bedarf „Serviceanfragen", aus „Firmen" „Debitoren", und eigene Bereiche wie „Anlagen" oder „Prüfmittel" legen Sie mit eigenen Feldern an.
Portario passt sich an – hier sind die übrigen Beispiele.
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Mehr erfahrenDie 20-Minuten-Demo: Wir zeigen Ihnen Portario live, mit Beispieldaten aus dem Maschinenbau. Unverbindlich, ohne Verkaufsgespräch, Termin nach Ihrem Kalender.
Der Pilotbetrieb: Wer es danach im Alltag testen will, bekommt vollen Zugang. Portario ist fertig und läuft. Was fehlt, sind Betriebe, die es wirklich benutzen und uns ehrlich sagen, wo es hakt. Lieber drei, die mitmachen, als dreißig, die zuschauen.
Kein Verkaufsgespräch. Passt es nach vier Wochen nicht, bekommen Sie Ihre Daten als Export und wir lassen es.