CRM für Hausverwaltungen: Anliegen, Verträge und Fristen an einem Ort
Mieteranliegen, Eigentümerfragen, Handwerkertermine, dazu Verträge mit Kündigungsfristen. Portario hält beides zusammen: die laufenden Vorgänge und die Objekte, um die es geht.
Eine Verwaltung lebt von zwei Dingen, die selten im gleichen Programm liegen: den täglichen Anliegen (der Aufzug steht, die Heizung tropft, ein Eigentümer fragt nach der Abrechnung) und den Verträgen, an denen Fristen hängen.
Die Anliegen landen typischerweise im Postfach, die Verträge in Ordnern oder einer Tabelle. Wer eine Kündigungsfrist übersieht, verlängert einen Vertrag um ein Jahr; wer ein Anliegen übersieht, bekommt den zweiten, unfreundlicheren Anruf.
Portario führt jedes Anliegen als Vorgang mit Frist und Zuständigkeit, verknüpft mit dem Objekt und der Person, um die es geht. Die Vertragsverwaltung (ab dem Tarif Pro enthalten) überwacht die Fristen dazu; Objekte und Flurstücke verwaltet die zubuchbare Erweiterung „Liegenschaften".
Jedes Anliegen mit Objekt, Person und Frist
Ob per Telefon, Mail oder über das Kontaktformular: Jedes Anliegen wird ein Vorgang, verknüpft mit Firma bzw. Person und dem betroffenen Objekt. Listen je Verwalter oder je Objektgruppe halten die Zuständigkeit sichtbar, auch bei Urlaub und Krankheit.
- Listen je Verwalter oder Objektgruppe
- Verknüpfung zu Person und Objekt
- Fotos und Dokumente am Vorgang
Fristen, die sich von selbst melden
Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist und fortlaufender Nummer sind bei Portario ab dem Tarif Pro enthalten. Auf Wunsch verknüpfen Sie sie mit der jeweiligen Liegenschaft aus der zubuchbaren Objektverwaltung. Vor dem Ablauf erinnert Portario Sie daran. Eine eigene Fristen-Tabelle brauchen Sie nicht mehr.
- Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist
- Verknüpfung mit Liegenschaft und Vertragspartner
- Erinnerung vor dem Fristablauf
Eigentümer und Mieter fragen selbst nach dem Stand
Über das Kundenportal sehen Ihre Ansprechpartner den Stand ihrer eigenen Anliegen und finden Antworten in der Wissensdatenbank, etwa zur Schlüsselbestellung oder zum Ablauf einer Schadensmeldung. Das erspart Ihnen viele Rückfrage-Anrufe.
- Eigener Zugang je Ansprechpartner
- Stand der eigenen Anliegen einsehen
- Hilfe-Artikel für die immer gleichen Fragen
Was Portario nicht macht
- Keine Nebenkosten- oder WEG-Abrechnung und keine Buchhaltung.
- Keine Mietbuchhaltung und keine Sollstellungen. Mieten und Hausgeld mahnen Sie weiter in Ihrer Verwaltungssoftware.
- Kein Ersatz für Ihre Verwaltungssoftware, wenn es um Abrechnung und Zahlungsverkehr geht. Portario ist die Kommunikations- und Fristenseite daneben.
Häufige Fragen
Ersetzt Portario unsere Verwaltungssoftware?
Nein, und das ist Absicht. Abrechnung, Sollstellungen und Zahlungsverkehr bleiben dort, wo sie sind. Portario übernimmt, was diese Programme meist schlecht können: die laufende Kommunikation mit Mietern, Eigentümern und Handwerkern und die Übersicht über Fristen.
Können wir eigene Felder für Objekte anlegen?
Ja. Felder wie Objektnummer, Baujahr, Hausmeister oder Heizungsart legen Sie selbst an, ohne Programmierung. Es gibt vierzehn Feldtypen, und jedes Feld kann auf Wunsch ein Pflichtfeld sein. Auch die Bezeichnungen der Bereiche lassen sich anpassen, wenn Sie statt „Firmen" lieber „Objekte" lesen möchten.
Sehen Mieter die internen Notizen?
Nein. Im Kundenportal ist nur sichtbar, was Sie ausdrücklich freigeben. Interne Kommentare und die Lösung eines Vorgangs bleiben intern.
Ist das Vertrags-Modul enthalten?
Die Vertragsverwaltung mit Fristen-Erinnerung ist ab dem Tarif Pro enthalten. Die Objektverwaltung „Liegenschaften" (Flurstücke, Flächen, Gebäude) ist eine zubuchbare Erweiterung; Anliegen, Kontakte und das Kundenportal gehören schon zum Tarif Starter.
Für andere Ausgangslagen
Portario lässt sich anpassen. Hier sind die übrigen Beispiele.
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