CRM für Handwerksbetriebe: Serviceanfragen, die nicht untergehen
Anfragen kommen per Telefon, per Mail und über das Kontaktformular. Portario sammelt sie an einer Stelle, mit Frist und Zuständigkeit. So geht nichts zwischen Zettel, Postfach und Excel verloren.
Der typische Tag in einem Betrieb mit 3 bis 15 Personen: Ein Kunde ruft an, ein zweiter schreibt eine Mail, ein dritter fragt beim Termin vor Ort nach einem Nachtrag. Notiert wird auf einem Zettel, im Kopf oder im Postfach von einer Person. Hat diese Person Urlaub, weiß niemand, was offen ist.
Selten ist die Menge der Anfragen das Problem. Schwierig wird es, weil sie an fünf verschiedenen Orten liegen. Wer eine Anfrage übersieht, verliert den Auftrag und darf einem verärgerten Kunden dann noch erklären, warum sich zwei Wochen niemand gemeldet hat.
Portario macht aus jeder Anfrage einen Vorgang mit Status, Priorität und Frist. Man sieht, wer ihn bearbeitet und was zu tun ist. Und wenn eine Frist reißt, erfahren Sie es vom System und nicht erst vom Kunden.
Vom Anruf zum Auftrag in einer Liste
Anfragen landen als Vorgang in einer Liste je Abteilung oder Person. Status, Priorität und Frist stehen dran, dazu Firma, Ansprechpartner und die ganze Vorgeschichte. Telefonate halten Sie mit einem Klick fest: erreicht, nicht erreicht, Rückruf vereinbart.
- Listen je Gewerk, Monteur oder Baustelle
- Anrufe mit Ergebnis dokumentieren
- Fotos und PDFs direkt am Vorgang
Die Uhr läuft sichtbar, auch beim Warten auf den Kunden
Aus der Priorität ergibt sich die Frist automatisch: hoch in 4 Stunden, mittel in 24, niedrig in 72. Die Werte passen Sie an Ihre Zusagen an. Warten Sie auf eine Rückmeldung des Kunden, hält die Uhr an; antwortet er per Mail, läuft sie weiter. Wird eine Frist knapp, gibt es eine Benachrichtigung.
- Frist automatisch aus der Priorität
- Pause, solange der Kunde am Zug ist
- Warnung vor dem Überschreiten, nicht danach
Aus der Sammeladresse wird eine Arbeitsliste
Binden Sie Ihr Postfach an, etwa das für Serviceanfragen. Jede eingehende Mail wird automatisch ein Vorgang, bekannte Absender werden dem richtigen Kunden zugeordnet. Sie antworten direkt aus dem Vorgang, im Briefkopf Ihres Betriebs. Die Antwort des Kunden hängt sich an denselben Vorgang.
- Eingehende Mails werden automatisch Vorgänge
- Antworten mit Ihrem Logo und Ihrer Signatur
- Textbausteine für die immer gleichen Antworten
Was Portario nicht macht
- Keine Lohnabrechnung. Arbeitszeiten am Vorgang halten Sie mit der Zeiterfassung fest (ab Tarif Pro).
- Keine Buchhaltung. Angebote, Rechnungen und Mahnungen schreiben Sie in Portario (ab Tarif Pro, als E-Rechnung und mit DATEV-Übergabe an den Steuerberater), gebucht wird weiter in Ihrem Steuer- oder Warenwirtschaftsprogramm.
- Keine Navigation. Einsätze planen Sie auf der Plantafel (ab Pro) mit geschätzten Fahrzeiten, gefahren wird mit Ihrer Karten-App.
- Keine Lagerhaltung. Verbautes Material und Ersatzteile halten Sie mit dem Modul „Material & Ersatzteile" (ab Tarif Pro) direkt am Vorgang fest.
- Kein Ersatz für ein Branchenprogramm mit Aufmaß und Kalkulation. Portario ist die Kundenseite: wer hat wann was gefragt, was ist offen, was ist zugesagt.
Häufige Fragen
Funktioniert das auch auf der Baustelle am Handy?
Ja. Portario läuft im Browser und ist für Handy und Tablet ausgelegt. Listen, Vorgänge und das Festhalten eines Anrufs funktionieren mit dem Daumen. Sie können die Seite auf dem Startbildschirm ablegen, dann verhält sie sich wie eine App. Installieren müssen Sie nichts. Ist im Keller kein Netz, halten Sie Notizen, Aufgaben und den Servicebericht trotzdem fest; sie gehen raus, sobald wieder Verbindung da ist.
Wir sind nur vier Personen. Ist das nicht überdimensioniert?
Portario ist für Betriebe von etwa 2 bis 50 Personen gebaut. Sie schalten Funktionsbereiche ab, die Sie nicht brauchen. Bleibt am Ende nur „Anfragen und Kunden", ist die Oberfläche entsprechend schmal. Eine Einweisung beim Einrichten reicht meist; für neue Kollegen gibt es auf Wunsch eine Schulung.
Was passiert mit unserer bestehenden Kundenliste?
Die kommt mit. Excel- und CSV-Dateien lassen sich direkt hochladen, auch Spalten, die es in Portario noch nicht gibt. Aus ihnen werden automatisch eigene Felder. Das schaffen Sie selbst, oder wir übernehmen es mit einem Einrichtungspaket zum Festpreis.
Können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten?
Ja, und im Unterschied zu einer geteilten Excel-Datei ohne Risiko: Bearbeiten zwei Personen denselben Eintrag, warnt Portario beim Speichern, statt die Änderung der anderen stillschweigend zu überschreiben. Wer wann was geändert hat, steht im Verlauf.
Für andere Ausgangslagen
Portario lässt sich anpassen. Hier sind die übrigen Beispiele.
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