CRM für Softwareanbieter: Support, Versionen und Kunden an einem Ort
Welcher Kunde läuft auf welcher Version, wer hat das Problem schon gemeldet, und wann ist der Fehler behoben? Portario hält Support-Tickets, Installationen und Release-Notes zusammen und gibt Fehler an Jira weiter.
Bei kleinen Softwareanbietern liegt das Wissen über die Kunden oft an drei Stellen: Anfragen im Support-Postfach, Fehler in Jira und der Versionsstand je Kunde in einer Tabelle, die nach dem dritten Update keiner mehr pflegt.
Ruft ein Kunde an, fängt das Suchen an. Welche Version hat er? Ist der Fehler schon bekannt? Hat die Entwicklung ihn behoben, und wer sagt es dem Kunden? Am Ende erfährt der Kunde vom Fix, wenn er das nächste Mal nachfragt.
Portario führt jede Anfrage als Ticket mit Antwortfrist, kennt die Installationen jedes Kunden mit Produkt und Version und zeigt, wer hinter der aktuellen Version liegt. Den Fehler geben Sie mit einem Klick an Jira weiter; ist er dort erledigt, meldet sich das Ticket wieder.
Auf einen Blick: wer läuft auf welcher Version
Je Produkt sehen Sie die aktuelle Version und alle Installationen Ihrer Kunden. Wer dahinter liegt, ist als „veraltet" markiert; gekündigte Installationen zählen nicht mit. Die Installationen legt die Vorlage „Softwarehaus" als eigenen Bereich fertig an, eigene Felder wie Lizenzart oder Server ergänzen Sie selbst.
- Installationen je Kunde mit Produkt und Version
- Veraltete Stände sofort sichtbar
- Versionen werden Zahl für Zahl verglichen, „4.10" ist neuer als „4.9"
Neue Version, und die richtigen Kunden erfahren davon
Zu jeder Version schreiben Sie die Release-Notes mit Formatierung und Links. Mit „Kunden informieren" geht eine Mail an genau die Kunden, die das Produkt einsetzen, aus Ihrem eigenen Postfach und mit Abmelde-Link. Im Kundenportal sieht jeder Kunde die Release-Notes seiner Produkte.
- Release-Notes je Produkt und Version
- Vorschau, wer die Mail bekommt, niemand doppelt
- Versionen im Kundenportal, nur für die eigenen Produkte
Vom Kundenticket zum Jira-Vorgang und zurück
Ein Fehler aus dem Support wird mit einem Klick zum Jira-Vorgang, mit Betreff, Beschreibung und Verweis zurück aufs Ticket. Oder Sie verknüpfen einen Vorgang, den es schon gibt. Portario gleicht den Status regelmäßig ab: Ist der Vorgang in Jira erledigt, steht das Ticket wieder offen mit dem Hinweis, den Kunden zu informieren.
- Jira-Vorgang anlegen oder verknüpfen (Jira Cloud)
- Status kommt automatisch zurück ins Ticket
- Antwortfristen zählen nur in Ihren Servicezeiten
Support-Aufwand am Ticket erfassen
Wie viel Zeit ein Kunde im Support kostet, erfassen Sie direkt am Ticket: Dauer eintippen, fertig, auf Wunsch als abrechenbar markiert. Für Einsätze beim Kunden gibt es den Servicebericht, den der Kunde vor Ort auf dem Tablet unterschreibt.
- Zeiten am Ticket, abrechenbar oder intern
- Auswertung je Kunde und Mitarbeiter
- Servicebericht mit Unterschrift als PDF
- Schulungen nach dem Go-Live: Einladung, Nachweis mit Kundenbestätigung, Rechnung
Was Portario nicht macht
- Kein Issue-Tracker. Die Entwicklung arbeitet weiter in Jira, Portario ist die Kundenseite davor.
- Keine Lizenzverwaltung und keine Lizenzschlüssel. Lizenzdaten können Sie als Felder an der Installation führen, prüfen oder erzeugen kann Portario sie nicht.
- Kein automatischer Versionsabgleich mit Ihrer Software. Die Version einer Installation pflegen Sie am Datensatz.
- Die Jira-Anbindung unterstützt Jira Cloud, nicht Jira Server oder Data Center.
Häufige Fragen
Unsere Kunden sind Praxen und Pflegedienste. Was ist mit Gesundheitsdaten in Tickets?
Dafür gibt es die Schutzstufe „Besondere Kategorien" (Art. 9 DSGVO), in allen Tarifen. Ist sie an, braucht jedes Konto die Zwei-Faktor-Anmeldung, unser Support kommt nur nach Ihrer Freigabe in Ihr Konto, die KI bleibt aus, bis Sie sie ausdrücklich erlauben, und an Jira geht nur der Betreff. Die vertragliche Grundlage ist eine eigene Anlage zum AVV.
Was ist für ein Softwarehaus in welchem Tarif enthalten?
Zeiterfassung, eigene Bereiche und die Jira-Anbindung sind ab dem Tarif Pro enthalten. Versionen & Release-Notes sind ein Fachmodul, zubuchbar ab Pro und in Enterprise enthalten. Support-Tickets, Kundenportal und Wissensdatenbank gehören schon zum Tarif Starter.
Müssen wir Jira benutzen?
Nein. Die Jira-Anbindung ist ein Angebot für Teams, deren Entwicklung schon mit Jira arbeitet. Ohne Jira führen Sie Fehler einfach als Tickets oder Aufgaben in Portario.
Wie kommen unsere Installationen in Portario?
Die Vorlage „Softwarehaus" legt den Bereich „Installationen" mit Produkt, Version und Status an. Ihre vorhandene Liste importieren Sie aus Excel oder CSV, danach pflegen Sie die Version direkt am Datensatz.
Für andere Ausgangslagen
Portario lässt sich anpassen. Hier sind die übrigen Beispiele.
Technischer Vertrieb
CRM für den technischen Vertrieb: neben dem ERP, ohne Einführungsprojekt
Mehr erfahrenHandwerk
CRM für Handwerksbetriebe: Serviceanfragen, die nicht untergehen
Mehr erfahrenHausverwaltung
CRM für Hausverwaltungen: Anliegen, Verträge und Fristen an einem Ort
Mehr erfahrenExcel ablösen
Kundenverwaltung in Excel ablösen, ohne Ihre Struktur aufzugeben
Mehr erfahrenDSGVO & Hosting
DSGVO-konformes CRM: Server in Deutschland, AVV inklusive
Mehr erfahrenPasst das zu Ihrem Betrieb?
Erzählen Sie uns kurz, wie Sie heute arbeiten. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung und einer persönlichen Demo.