Einsatzplanung für Monteure: eine Woche, die hält

Fahrzeiten ehrlich einrechnen

Der häufigste Planungsfehler ist nicht die falsche Reihenfolge, sondern die fehlende Fahrt. Zwei Einsätze um 9 und um 11 Uhr sehen im Kalender machbar aus. Liegen 200 Kilometer dazwischen, ist es der Plan nicht.

Für die Wochenplanung braucht es keine Navigation auf die Minute. Eine grobe Schätzung aus den Postleitzahlen reicht, um unmögliche Kombinationen zu erkennen: Luftlinie mal einem Umwegfaktor, im Ort langsamer, über Land schneller, dazu ein paar Minuten für Parken und Anmelden. Wichtig ist, dass die Schätzung bei jeder Planung sichtbar ist und nicht nur im Kopf des Disponenten.

Und der Startort zählt mit: Ein Monteur, der morgens von zu Hause losfährt, beginnt den Tag woanders als einer, der erst ins Lager kommt.

So macht es Portario

1. Eine Wochentafel. Zeilen sind die Monteure, Spalten die Tage. Links stehen die offenen Tickets mit Firma, hohe Priorität und frühe Frist zuerst.
2. Ziehen oder antippen. Ein Ticket auf Person und Tag ziehen, auf dem Tablet antippen und das „+" in der Zelle wählen. Portario schlägt den Beginn vor: nach dem letzten Termin plus Fahrt, am leeren Tag ab Arbeitsbeginn plus Fahrt vom Startort.
3. Fahrzeiten geschätzt, ohne Routing-Dienst. Luftlinie zwischen den Postleitzahl-Mittelpunkten mal 1,3, im Ort 30 km/h, darüber 70 km/h, plus fünf Minuten. Kein Kundenort verlässt das System. Passt die Fahrt nicht in die Lücke oder überschneiden sich Termine, ist der Einsatz rot umrandet.
4. Der Einsatz ist ein Termin. Er steht im Kalender des Monteurs, wird mit Google oder Microsoft 365 abgeglichen, und der Monteur bekommt eine Benachrichtigung. Vor Ort sieht er am Ticket die Vorgeschichte, bucht seine Zeit und lässt den Servicebericht unterschreiben, auf Wunsch auch ohne Netz.

Feiertage im eingestellten Bundesland und eigene Schließtage sind auf der Tafel als geschlossen markiert, Bürotermine stehen mit drauf. Die Plantafel ist ab dem Tarif Pro enthalten.