Angebote nachfassen: Ablauf, Formulierungen und die richtige Software

Warum Angebote im Postausgang versanden

Kaum ein Betrieb hat ein Problem damit, Angebote zu schreiben. Das Problem beginnt danach. Ein typischer Ablauf im technischen Vertrieb: Der Innendienst kalkuliert, der Außendienst schickt das PDF aus dem Postfach, der Kunde bestätigt kurz den Eingang. Dann ist Stille. Drei Wochen später fällt jemandem auf, dass die Gültigkeit abgelaufen ist.

• Das ERP kennt das Angebot, aber nicht das Nachfassen. Dort steht der Beleg; ob jemand angerufen hat, was der Kunde sagte und wann es weitergeht, lebt in Postfächern und Köpfen. Genau die Phase, in der Umsatz entschieden wird, hat kein System.
• Der Zuständige ist unterwegs. Wer das Angebot geschickt hat, sitzt beim nächsten Kunden. Die Wiedervorlage steht, wenn überhaupt, im eigenen Kalender. Fällt der Kollege aus, fällt das Angebot mit.
• Die Excel-Angebotsliste hat keine Uhr. Spalte „Versendet am" und Spalte „Gültig bis" stehen da. Nur schaut niemand jeden Morgen hinein, welche Zeile heute dran ist.
• Nachfassen fühlt sich wie Betteln an. Viele Techniker im Vertrieb fassen ungern nach, weil ihnen Anlass und Formulierung fehlen. Also warten sie, bis der Kunde sich meldet. Der meldet sich dann beim Wettbewerber, der nachgefasst hat.

Eine Katastrophe ist das nicht, eher ein leiser Schwund: Angebote mit Aufwand, die weder gewonnen noch verloren werden. Sie verfallen einfach. Und weil sie nirgends als „verloren" stehen, lernt auch niemand, warum.

Drei Formulierungen, die nicht nach Betteln klingen

Der Unterschied zwischen lästig und hilfreich ist fast immer der Anlass. Wer etwas mitbringt (eine Antwort, eine Information, eine Frist), darf sich melden. Wer nur „nachhören" will, stört. Drei Muster aus der Praxis, bewusst kurz:

1. Am Telefon, Tag 7: „Guten Tag Herr Wulfhorst, Sie haben letzte Woche unser Angebot für die Kompressorstation bekommen. Ich rufe nicht an, um zu drängeln. Ich will wissen, ob technisch etwas offen ist, das ich klären kann. Passt die Auslegung zu Ihrer Vorlaufzeit?"
2. Per E-Mail, Tag 14, mit Anlass: „Kurzer Nachtrag zu unserem Angebot AN-2026-0143: Wir haben die Lieferzeit für den Schaltschrank nochmal geprüft. Sie liegt jetzt bei sechs statt acht Wochen. Falls der Termin für Sie eine Rolle spielt, wäre das jetzt der bessere Zeitpunkt. Soll ich das Angebot entsprechend anpassen?"
3. Vor Gültigkeitsende: „Unser Angebot vom 3. September ist bis zum 3. Oktober gültig. Ich möchte Sie nicht unter Zeitdruck setzen. Wenn die Entscheidung bei Ihnen später fällt, verlängere ich die Frist gern. Sagen Sie mir nur kurz, ob das Thema noch aktuell ist."

Und die Formulierung, die am meisten bringt, ist die unbequemste: die Erlaubnis zum Nein. „Wenn Sie sich anders entschieden haben, sagen Sie es mir ruhig. Dann höre ich auf, Sie zu fragen." Kunden antworten darauf meistens, und ein klares Nein mit Grund ist mehr wert als ein ewiges Vielleicht.

So macht es Portario (und was es bewusst nicht tut)

Portario ist für diese Lücke zwischen Anfrage und Auftrag gebaut. So sieht der Ablauf im Alltag aus:

1. Angebot aus dem Katalog. Positionen aus der Preisliste oder frei, Mengen, Rabatte, Steuersätze. Die Summen rechnet das System. Das PDF entsteht auf Knopfdruck, „Senden" verschickt es per E-Mail und setzt den Status. Ein hoher Rabatt braucht vorher eine Freigabe, wenn Sie das so einstellen.
2. Die Erinnerung kommt automatisch. Bleibt ein versendetes Angebot sieben Tage ohne Antwort, bekommt der Verantwortliche eine Benachrichtigung „seit X Tagen ohne Antwort" mit Link zur Verkaufschance. Sie kommt einmal je Angebot, geprüft wird jeden Morgen. Die Frist ist heute fest auf sieben Tage eingestellt. Wer einen eigenen Rhythmus will, legt unter Administration → Automatisierung die Regel „Chance ohne Bewegung" an, etwa für die Phase „Angebot"; dann bekommt der Zuständige eine Wiedervorlage an der Chance.
3. Nachfassen wird festgehalten. An der Verkaufschance stehen Anrufe, Aufgaben, Termine und Notizen; die Firmen-Akte zeigt die Chronik über alle Vorgänge. Der Kollege, der vertritt, sieht, was besprochen wurde.
4. Kennzahlen für die Startseite: offene Angebote und ihr Wert, versendete und angenommene Angebote der letzten 30 Tage, die Annahmequote sowie „Angebote laufen bald ab" für alles, dessen Gültigkeit in den nächsten 14 Tagen endet. Jeder legt sich die Kacheln, die er braucht, mit einem Klick auf seine Startseite.
5. Entscheidung mit Grund. Angenommen oder abgelehnt; zu einer verlorenen Chance lässt sich ein Verlust-Grund notieren. Aus dem angenommenen Angebot wird mit einem Klick die Rechnung; „Kopieren" legt eine Folgeversion mit neuer Nummer an, wenn der Kunde eine andere Menge will.
6. Das ERP bleibt führend. Firmen und Kundennummern kommen lesend aus SAP oder einem anderen ERP, das Angebot lebt in Portario, der Auftrag geht wie gewohnt ins ERP. Nichts wird zurückgeschrieben.

Was Portario nicht tut, weil wir es für falsch halten: Es schickt keine automatischen Nachfass-Mails an Ihre Kunden, und es verfolgt nicht, ob jemand das PDF geöffnet hat. Es erinnert Sie, den Anruf führen Sie.