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Was kostet ein CRM im Mittelstand? Die Kostenblöcke und die richtigen Fragen

Der Preis je Benutzer und Monat ist die Zahl, die jeder Anbieter nennt, und oft der kleinere Teil der Rechnung. Einführung, Anbindungen, Schulung und die eigene Zeit kommen dazu. Dieser Ratgeber zeigt die Kostenblöcke, wie man Angebote fair vergleicht und welche Fragen vor der Unterschrift geklärt sein sollten.

Zum RatgeberSo macht es Portario
Firmenliste in Portario auf einem Notebook
  1. 1Die Kostenblöcke
  2. 2Angebote fair vergleichen: über drei Jahre
  3. 3Acht Fragen an jeden Anbieter
  4. 4Wo man sinnvoll spart und wo nicht
  5. 5Wie Portario abrechnet
  6. 6Häufige Fragen
Abschnitt 1

Die Kostenblöcke

BlockWas dazugehörtWorauf achten
LizenzenPreis je Benutzer und Monat, ZusatzmoduleWelche Module sind enthalten? Mindestlaufzeit, Mindestanzahl Benutzer?
EinführungEinrichtung, Anpassung, DatenübernahmeFestpreis oder Tagessatz? Was ist im Preis, was kommt dazu?
AnbindungenERP, E-Mail, Kalender, DMSIm Tarif enthalten, eigener Preis oder Projekt eines Partners?
SchulungEinweisung je Team, Admin-SchulungOnline oder vor Ort, für neue Kollegen später erneut?
BetriebHosting, Updates, Support, DatensicherungIm Preis enthalten? Wo stehen die Server?
Eigene ZeitDaten aufräumen, Verantwortlicher, EinarbeitungOft der größte Block, aber selten im Angebot
Abschnitt 2

Angebote fair vergleichen: über drei Jahre

Ein günstiger Monatspreis mit teurer Einführung und drei Jahren Bindung kann teurer sein als ein höherer Monatspreis ohne Einführungsprojekt. Vergleichbar wird es über einen festen Zeitraum, zum Beispiel drei Jahre:

  1. Lizenzen: Benutzer × Preis je Monat × 36, plus Module, die Sie wirklich brauchen.
  2. Einmalig: Einführung, Datenübernahme, Anbindungen, Schulung.
  3. Laufend: Support, Zusatzschulungen, Anpassungen bei Updates.
  4. Eigene Zeit: grob geschätzt, aber nicht weggelassen.

Und eine Frage, die in keiner Rechnung steht: Was kostet es, wenn das System nach einem Jahr nicht genutzt wird? Deshalb sind Testphase und kurze Bindung mehr wert, als sie auf dem Papier aussehen.

Abschnitt 3

Acht Fragen an jeden Anbieter

  1. Was genau ist im Preis je Benutzer enthalten, und was kostet extra?
  2. Gibt es eine Mindestlaufzeit oder eine Mindestzahl an Benutzern?
  3. Ist die Einführung ein Festpreis oder wird nach Aufwand abgerechnet?
  4. Was kostet die ERP-Anbindung, und wer baut sie?
  5. Brauchen Kollegen, die nur gelegentlich hineinschauen, eine volle Lizenz?
  6. Wie oft und wie stark wurden die Preise in den letzten Jahren erhöht?
  7. Wie kommen unsere Daten heraus, wenn wir wechseln, und was kostet das?
  8. Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Abschnitt 4

Wo man sinnvoll spart und wo nicht

  • Sinnvoll: mit den Modulen anfangen, die gebraucht werden; Selbststart, wenn es jemanden im Haus gibt, der sich kümmert; Daten selbst aufräumen.
  • Nicht sinnvoll: bei der Einweisung sparen. Ein System, das niemand richtig bedienen kann, ist das teuerste von allen.
Abschnitt 5

Wie Portario abrechnet

  1. Pro Benutzer und Monat, monatlich kündbar. Drei Tarife nach Umfang: Starter bis 10, Pro bis 50 Benutzer, Enterprise ohne Grenze. Fachmodule lassen sich einzeln zuschalten.
  2. Einrichtung als Festpreis-Paket statt nach Beratertagen, oder als Selbststart ohne Aufpreis.
  3. Betrieb inklusive: Hosting in Deutschland, Updates, Datensicherung, Support per E-Mail; Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
  4. Kein Ausstieg mit Hürde: Jede Ansicht lässt sich jederzeit als CSV exportieren.
  5. 14 Tage testen mit bis zu drei Benutzern, ohne Zahlungsdaten.

Den konkreten Preis nennen wir im Angebot, passend zu Teamgröße und Modulen.

Häufige Fragen

Was kostet ein CRM pro Benutzer?

Die Spanne ist groß und hängt von Anbieter, Tarif und Modulen ab. Aussagekräftiger als der Listenpreis ist der Vergleich über drei Jahre mit allen Kostenblöcken: Lizenzen, Einführung, Anbindungen, Schulung und eigene Zeit.

Ist ein kostenloses CRM eine Alternative?

Für kleine Teams mit einfachen Anforderungen manchmal. Prüfen Sie, was die kostenlose Stufe begrenzt, wo die Daten liegen und was der Wechsel in eine bezahlte Stufe kostet, wenn Sie wachsen.

Was ist der größte versteckte Kostenblock?

Meist die eigene Zeit: Daten aufräumen, Einrichtung begleiten, Kollegen einarbeiten. Und ein System, das nach der Einführung kaum genutzt wird.

Lohnt sich eine Mindestlaufzeit für einen besseren Preis?

Erst, wenn das System im Alltag angekommen ist. Für den Anfang ist eine kurze Bindung mehr wert als ein Rabatt.

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