Für Ihr TeamPortario-AnmeldungFür Ihre KundenKundenportal
Angebot anfragen
Zurück zur StartseiteRatgeber · 7 Minuten

CRM neben SAP Business One: wann es sinnvoll ist und wie die Anbindung läuft

SAP Business One ist im kleineren Mittelstand weit verbreitet und bringt Grundfunktionen für Vertrieb und Service mit. Im technischen Vertrieb wird es trotzdem oft eng: beim Nachfassen, im Außendienst, bei Wartungen und Serviceanfragen. Dieser Ratgeber zeigt, wie ein CRM daneben arbeitet, ohne eine zweite Wahrheit zu erzeugen.

Zum RatgeberSo macht es Portario
Firmenakte mit Umsatz laut ERP auf einem Notebook
  1. 1Wo es im technischen Vertrieb eng wird
  2. 2Wer führt was?
  3. 3Die Anbindung über den Service Layer
  4. 4Checkliste für das Gespräch mit dem B1-Partner
  5. 5So macht es Portario (und was es nicht tut)
  6. 6Häufige Fragen
Abschnitt 1

Wo es im technischen Vertrieb eng wird

Business One führt Geschäftspartner, Belege, Lager und Buchhaltung, und es kennt Verkaufschancen und Aktivitäten. Was im Alltag eines technischen Vertriebs fehlt oder mühsam ist:

  • Nachfassen mit Erinnerung: Wer meldet sich, wenn ein Angebot seit einer Woche unbeantwortet ist?
  • Außendienst unterwegs: Umkreissuche, Tourenplanung, Besuchsbericht am Handy.
  • Service mit Anlagen: Wartungspläne, die Tickets selbst anlegen, Serviceberichte mit Unterschrift, ein Kundenportal.
  • Kollegen ohne ERP-Platz: Wer nur Kunden pflegen und Tickets bearbeiten soll, braucht dafür nicht unbedingt einen Zugang zum ERP.
Abschnitt 2

Wer führt was?

Die wichtigste Regel: Jede Datenart hat genau ein führendes System. Sonst gibt es zwei Telefonnummern und keiner weiß, welche stimmt.

  • Business One führt: Geschäftspartner mit Kundennummer und Anschrift, Aufträge, Rechnungen, offene Posten, Lager.
  • Das CRM führt: Ansprechpartner-Historie, Besuche, Anrufe, Verkaufschancen, Angebote im Vorlauf, Tickets, Anlagen und Wartungen.

Die Grundsätze dahinter, auch für andere SAP-Systeme, stehen im Ratgeber „CRM neben SAP“.

Abschnitt 3

Die Anbindung über den Service Layer

Business One hat mit dem Service Layer eine OData-Schnittstelle, über die ein CRM lesend zugreifen kann. Was darüber kommt:

  • Kunden (Geschäftspartner vom Typ Kunde) mit Kundennummer, Anschrift, Telefon, E-Mail; Konsolidierungs-Geschäftspartner werden zu Mutterfirmen.
  • Umsatz aus den Ausgangsrechnungen. Achtung: Im Standard sind diese Beträge inklusive Mehrwertsteuer, und Gutschriften sind nicht abgezogen.
  • Offene Aufträge und, für den Einkauf, Lieferanten und Bestellungen.
  • Ansprechpartner hängen in Business One am Geschäftspartner; dafür richtet der B1-Partner eine kleine Sicht ein.
Abschnitt 4

Checkliste für das Gespräch mit dem B1-Partner

  1. Ist der Service Layer installiert und über HTTPS erreichbar (von außen oder per freigegebener Verbindung)?
  2. Gibt es einen technischen Benutzer nur mit Leserechten?
  3. Wie heißt die Firmendatenbank (wird beim Anmelden mitgegeben)?
  4. Sollen Ansprechpartner mitkommen? Dann eine Sicht für die Kontaktpersonen.
  5. Brutto oder netto: Reicht der Umsatz aus den Rechnungen, oder soll es eine Netto-Sicht geben?
Abschnitt 5

So macht es Portario (und was es nicht tut)

  1. Vorlage „SAP Business One“. Pfade und Feld-Zuordnungen sind vorbelegt; Sie tragen Adresse und Zugang ein. „Verbindung testen“ zeigt, welche Felder Ihr System tatsächlich liefert.
  2. Abgleich über die Kundennummer. Wiederholte Läufe aktualisieren statt doppelt anzulegen; auf Wunsch läuft der Abgleich geplant alle paar Minuten.
  3. ERP-Zahlen an der Firma. Umsatz der letzten Jahre, offene Aufträge mit Liefertermin und offene Posten stehen in der Firmenakte, überfällige Rechnungen als Hinweis oben.

Offen gesagt: Die Anbindung liest nur. Portario schreibt nichts nach Business One zurück; Aufträge und Rechnungen entstehen weiter im ERP.

Häufige Fragen

Schreibt Portario Daten nach Business One zurück?

Nein. Die Anbindung liest Kunden, Umsätze, Aufträge und offene Posten. Business One bleibt das führende System für Stammdaten und Belege.

Brauchen wir den Service Layer?

Für die fertige Vorlage ja. Alternativ kann Ihr B1-Partner einen OData-Dienst nach dem Portario-Standardschema bereitstellen. Und für den Anfang geht auch ein Excel-Export der Kunden, den Portario importiert.

Funktioniert das, wenn Business One bei einem Hoster läuft?

Ja, solange der Service Layer für Portario erreichbar ist. Das klärt Ihr Hoster oder B1-Partner, meist über eine Freigabe der Verbindung.

Warum ist der Umsatz brutto?

Weil der Rechnungsbetrag im Business-One-Standard die Mehrwertsteuer enthält. Wer Netto-Umsätze braucht, lässt vom B1-Partner eine Sicht mit Netto-Beträgen anlegen.

Weiterlesen

CRM neben Business Central

Wann ein CRM neben Microsoft Dynamics 365 Business Central sinnvoll ist, wer welche Daten führt und wie die Anbindung über die Business-Central-API läuft, mit ihren Grenzen.

Ratgeber lesen · 6 Minuten

CRM neben abas und proALPHA

Wie ein CRM neben abas, proALPHA und anderen Mittelstands-ERPs arbeitet, wenn es keine einheitliche Standardschnittstelle gibt: mit einem vereinbarten Datenschema, das der ERP-Partner bereitstellt.

Ratgeber lesen · 6 Minuten

CRM für den technischen Vertrieb

Wie Portario neben dem ERP arbeitet: Nachfassen, Service, Wartung, Außendienst. Mit Bildschirmfotos.

Zur Lösungsseite

Sicherheit & Datenschutz (PDF)

Für die IT: Hosting in Deutschland, Verschlüsselung, Zugriff, Sicherung und was Portario nicht hat.

PDF öffnen

Probieren Sie die Business-One-Vorlage aus

Schildern Sie uns kurz Ihre Business-One-Umgebung, und wir zeigen Ihnen, welche Daten Portario lesen würde. Oder sehen Sie sich die ERP-Anbindung in der Live-Demo an, ohne Anmeldung.

Pilotprogramm: 3 Plätze

Schreiben Sie uns

Wir verwenden Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Details in der Datenschutzerklärung.