Prüfmittelverwaltung: Messmittel und Kalibrierfristen im Griff

Was je Prüfmittel dazugehört

• Kennzeichnung: Inventarnummer, Bezeichnung, Hersteller, Typ, Seriennummer, Messbereich.
• Ort und Verantwortung: Standort oder Abteilung, wer es nutzt, wer zuständig ist.
• Kalibrierung: Intervall, letzte und nächste Kalibrierung, intern oder extern, Ergebnis.
• Status: in Gebrauch, gesperrt, in Kalibrierung, ausgemustert.
• Nachweis: Kalibrierschein oder Prüfprotokoll, auffindbar zur Inventarnummer.

Wenn ein Prüfmittel außerhalb der Toleranz liegt

1. Sperren: Gerät kennzeichnen und aus dem Verkehr ziehen.
2. Rückwirkend prüfen: Was wurde seit der letzten gültigen Kalibrierung damit gemessen? Sind Teile oder Prüfergebnisse betroffen?
3. Entscheiden: justieren, reparieren oder ausmustern; bei betroffener Ware gegebenenfalls den Kunden informieren.
4. Dokumentieren: Befund, Maßnahmen, Entscheidung. Bei größeren Fällen hilft ein 8D-Report.

So geht es mit Portario

1. Eigener Bereich „Prüfmittel“: Der Administrator legt ihn selbst an, mit Feldern wie Inventarnummer, Messbereich, Standort und Status; ein Status wie „gesperrt“ oder „ausgemustert“ lässt sich als „außer Betrieb“ markieren.
2. Prüfplan statt Wartungsplan: Plan und Termin lassen sich je Bereich umbenennen, etwa in „Prüfplan“ und „Kalibrierung“. Jedes Prüfmittel bekommt sein Intervall, und vor dem Termin entsteht automatisch ein Ticket „Kalibrierung: …“.
3. Nachweis am Vorgang: Den Kalibrierschein hängen Sie an das Ticket der Kalibrierung; so steht er in der Historie des Prüfmittels.
4. Viele auf einmal: die vorhandene Liste per Import aus Excel oder CSV, mit Intervall und nächstem Termin.

Offen gesagt: Portario ist keine spezialisierte Prüfmittelsoftware. Messsystemanalysen, Ausgabe und Rücknahme mit Buchung, Kalibrieranweisungen oder die Anbindung von Messgeräten gibt es nicht. Wer das braucht, ist mit Spezialsoftware besser bedient. Für Betriebe, die vor allem Fristen, Status und Nachweise im Griff haben wollen, reicht ein eigener Bereich oft aus.