Zurück zur StartseiteRatgeber · 7 Minuten

Außendienst steuern: Besuche planen, Touren fahren, Ergebnisse festhalten

Im technischen Vertrieb verbringt der Außendienst viel Zeit im Auto. Ob diese Zeit gut investiert ist, entscheidet sich vorher: welche Kunden besucht werden, in welcher Reihenfolge, mit welchem Ziel, und was nach dem Besuch passiert. Dieser Ratgeber zeigt, wie Betriebe das ohne Kontrollsystem und ohne Zettelwirtschaft steuern.

Zum Ratgeber So macht es Portario

Firmenliste mit Umkreissuche und Entfernung auf einem Notebook

1Wen besuchen? Kunden einteilen statt nach Gefühl fahren
2Touren planen
3Den Besuch in fünf Minuten vorbereiten
4Am selben Tag nachbereiten
5Steuern heißt nicht überwachen
6So macht es Portario
7Häufige Fragen

Abschnitt 1

Wen besuchen? Kunden einteilen statt nach Gefühl fahren

Ohne Einteilung besucht der Außendienst die Kunden, die er mag, und die, die anrufen. Die stillen mit Potenzial fallen durch. Eine einfache Einteilung hilft:

A-Kunden: großer Umsatz oder großes Potenzial. Regelmäßige Besuche, fest eingeplant.
B-Kunden: solides Geschäft. Besuche in größerem Abstand, dazwischen Telefon.
C-Kunden: kleines Geschäft. Besuch bei Anlass oder wenn ohnehin eine Tour in die Gegend geht.

Wie oft genau, hängt von Ihrem Geschäft ab; wichtig ist, dass es festgelegt ist. Dazu kommen Besuche mit Anlass: ein offenes Angebot, eine Reklamation, eine anstehende Wartung, eine Anlage, die in die Jahre kommt. Und Kunden, bei denen sich lange niemand gemeldet hat, verdienen einen Anruf, bevor es der Wettbewerb tut.

Abschnitt 2

Touren planen

Feste Termine zuerst. Die zwei, drei Besuche, um die es eigentlich geht, stehen fest.
Dann den Umkreis auffüllen. Welche Kunden liegen auf dem Weg oder in der Nähe? Ein kurzer Besuch beim B-Kunden nebenan kostet wenig.
Reihenfolge festlegen. Hin und her durch die Region kostet Stunden. Erst die Reihenfolge, dann die Uhrzeiten.
Puffer einplanen und anmelden. Ein Besuch, der länger dauert, darf nicht den Rest des Tages kippen. Und unangemeldet steht man im Mittelstand oft vor verschlossener Tür.

Abschnitt 3

Den Besuch in fünf Minuten vorbereiten

Vor dem Aussteigen sollte klar sein:

Was wurde beim letzten Besuch vereinbart, und ist es erledigt?
Welche Angebote sind offen, welche laufen bald ab?
Gibt es offene Tickets oder eine Reklamation? Nichts ist unangenehmer, als davon vor Ort zu erfahren.
Sind Rechnungen überfällig? Auch das sollte man vorher wissen.
Was ist das Ziel dieses Besuchs?

Abschnitt 4

Am selben Tag nachbereiten

Ein Besuch ist erst dann etwas wert, wenn danach etwas passiert. Drei Dinge gehören noch am selben Tag erledigt: ein kurzer Bericht mit den Ergebnissen, jede Vereinbarung als Aufgabe mit Namen und Termin und der nächste Kontakt im Kalender. Eine Besuchsbericht-Vorlage gibt es kostenlos.

Abschnitt 5

Steuern heißt nicht überwachen

Die Zahl der Besuche allein sagt wenig. Aussagekräftiger sind Fragen, die der Außendienst selbst hilfreich findet:

Welche A-Kunden waren zu lange nicht dran?
Wie viele Besuche hatten einen Folgeschritt (Angebot, Termin, Aufgabe)?
Welche Angebote sind aus Besuchen entstanden, und wie viele davon wurden gewonnen?

Ein System, das nur kontrolliert, wird umgangen. Eines, das dem Außendienst die Vorbereitung abnimmt, wird genutzt.

Abschnitt 6

So macht es Portario

Umkreissuche und Karte. Ort oder Postleitzahl eingeben, Umkreis von 10 bis 300 km wählen: Die Firmenliste zeigt nur noch die Kunden in der Nähe, mit Entfernung. Die Karte verortet über die Postleitzahl und lädt nichts von fremden Kartendiensten.
Tour planen. Kunden anhaken, Start und Ende eintragen, Portario ordnet die Halte (bis zu 30) und übergibt die Reihenfolge auf Klick an Google Maps. Gerechnet wird mit der Luftlinie; es geht um die Reihenfolge, nicht um Straßenkilometer.
Alles für die Vorbereitung in der Firmenakte. Offene Angebote, Tickets, letzte Besuchsberichte und mit der ERP-Anbindung offene Posten; überfällige Rechnungen stehen als Hinweis ganz oben.
Nachbereitung, die sich selbst erinnert. Aus Vereinbarungen im Besuchsbericht werden Aufgaben, aus dem nächsten Termin eine Wiedervorlage. Termine laufen mit Google- oder Microsoft-365-Kalender in beide Richtungen.
Unterwegs, auch ohne Netz. Kunden und Termine offline öffnen, Notizen, Besuche und Anrufe erfassen; gesendet wird, sobald wieder Verbindung da ist.
Kunden, die zu lange still sind. Eine Regel „Kunde ohne Kontakt“ meldet Firmen, bei denen seit einer eingestellten Zahl von Tagen nichts mehr passiert ist.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ein Kunde besucht werden?

Das hängt von Umsatz, Potenzial und Produkt ab. Eine feste Einteilung in A-, B- und C-Kunden mit je einem Besuchsrhythmus hilft mehr als eine allgemeine Zahl. Dazu kommen Besuche mit Anlass, etwa bei offenen Angeboten oder Reklamationen.

Brauchen wir eine eigene Software für die Tourenplanung?

Für den Vertrieb meist nicht: Es geht darum, wer in der Nähe liegt und in welcher Reihenfolge man fährt. Für Monteure mit festen Einsätzen, Fahrzeiten und Qualifikationen ist eine Einsatzplanung sinnvoller; dazu gibt es einen eigenen Ratgeber.

Wie bekommt man Besuchsberichte, ohne dass sie lästig werden?

Kurz halten und direkt nutzen: wenige feste Felder, am selben Tag ausgefüllt, und jede Vereinbarung wird sofort zur Aufgabe. Wenn der Außendienst merkt, dass der Bericht ihm beim nächsten Besuch die Vorbereitung abnimmt, schreibt er ihn.

Verfolgt Portario, wo der Außendienst gerade ist?

Nein. Portario fragt keinen Gerätestandort ab. Umkreissuche, Karte und Tourenplanung arbeiten mit den Postleitzahlen der Kunden und dem Startort, den Sie selbst eintragen.

Weiterlesen

Projektgeschäft Anlagenbau

Wie Anlagenbauer Projekte vom Angebot bis zur Abnahme steuern: Phasen mit klaren Übergängen, Nachträge, offene Punkte und die Übergabe an den Service.

Ratgeber lesen · 8 Minuten

Ersatzteilgeschäft

Ersatzteile und Service bringen verlässlichen Umsatz, wenn man die installierte Basis kennt: Anlagen erfassen, Bedarf früh erkennen, Kunden ansprechen, bevor sie woanders kaufen.

Ratgeber lesen · 8 Minuten

CRM für den technischen Vertrieb

Wie Portario neben dem ERP arbeitet: Nachfassen, Service, Wartung, Außendienst. Mit Bildschirmfotos.

Zur Lösungsseite

Sicherheit & Datenschutz (PDF)

Für die IT: Hosting in Deutschland, Verschlüsselung, Zugriff, Sicherung und was Portario nicht hat.

PDF öffnen

Umkreissuche und Tour in der Live-Demo

Probieren Sie in der Live-Demo aus, wer im Umkreis liegt und in welcher Reihenfolge Sie die Kunden anfahren, mit Beispieldaten und ohne Anmeldung. Oder schildern Sie uns, wie Ihr Außendienst heute plant.

Pilotprogramm: 3 Plätze