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Ersatzteilgeschäft im Maschinenbau: aus der installierten Basis planbaren Umsatz machen

Jede ausgelieferte Maschine braucht über Jahre Verschleißteile, Wartung und irgendwann eine Modernisierung. Viele Betriebe warten, bis der Kunde anruft. Wer weiß, welche Anlagen wo laufen, kann den Bedarf vorhersehen und den Kunden ansprechen, bevor er bei einem anderen Anbieter bestellt.

Zum Ratgeber So macht es Portario

Anlagen-Akte einer Maschine mit Servicehistorie und Wartungsplan auf einem Notebook

1Warum das Ersatzteilgeschäft oft unter Wert läuft
2Schritt 1: die installierte Basis kennen
3Schritt 2: Bedarf erkennen, statt auf den Anruf zu warten
4Schritt 3: Kunden aktiv ansprechen
5Kennzahlen für das Ersatzteilgeschäft
6So macht es Portario (und was es nicht tut)
7Häufige Fragen

Abschnitt 1

Warum das Ersatzteilgeschäft oft unter Wert läuft

Es wartet auf den Anruf. Bestellt wird, wenn etwas kaputt ist. Dann zählt die Lieferzeit, und wer schneller ist, bekommt den Auftrag.
Das ERP kennt Artikel, nicht Anlagen. Welche Teile verkauft wurden, steht dort; an welcher Maschine sie verbaut sind und wann sie wieder fällig werden, meist nicht.
Das Wissen hat einen Namen. Der langjährige Servicetechniker weiß, welche Maschine bei welchem Kunden steht. Aufgeschrieben ist es selten.
Vertrieb und Service sprechen wenig miteinander. Der Vertrieb sucht Neukunden, während beim Bestandskunden eine Anlage altert, die sich zur Modernisierung anbietet.

Abschnitt 2

Schritt 1: die installierte Basis kennen

Alles beginnt mit einer Liste: Welche Anlagen laufen bei welchem Kunden? Je Anlage reichen wenige Angaben:

Kunde, Standort und Ansprechpartner in der Instandhaltung
Typ, Seriennummer, Baujahr, Inbetriebnahme
Wartungsvertrag ja oder nein, letzte und nächste Wartung
Besonderheiten: Sonderausführung, Umbauten, bekannte Schwachstellen

Die Quellen sind meist schon da: Auftrags- und Lieferlisten aus dem ERP, Seriennummern aus der Fertigung, Serviceberichte. Wer mit den Lieferungen der letzten Jahre anfängt, hat schnell den größten Teil beisammen.

Abschnitt 3

Schritt 2: Bedarf erkennen, statt auf den Anruf zu warten

Verschleißteile nach Intervall. Was nach Zeit oder Betriebsstunden getauscht wird, lässt sich vorhersagen und zur Wartung mitbringen.
Wartungstermine als Anlass. Jede Wartung ist ein Besuch beim Kunden und eine Gelegenheit, Teile und Zustand zu besprechen.
Störungen zeigen Muster. Wer Material an den Serviceeinsätzen erfasst, sieht, welche Teile an welchen Maschinen immer wieder fallen.
Alter als Signal. Ältere Anlagen sind Kandidaten für Modernisierung oder Ersatz, oft lange bevor der Kunde selbst danach fragt.
Anlagen ohne Wartungsvertrag. Jede davon ist ein Gesprächsanlass.

Abschnitt 4

Schritt 3: Kunden aktiv ansprechen

Wartungsvertrag anbieten, wo keiner besteht, mit einem Ersatzteilpaket für die üblichen Verschleißteile.
Eine Ersatzteilliste je Anlage an den Kunden geben, mit Ihren Artikelnummern. Wer die Liste hat, bestellt bei Ihnen.
Schnell anbieten. Eine aktuelle Preisliste im System macht aus einer Anfrage in Minuten ein Angebot, nicht in Tagen.
Modernisierung ansprechen, wenn Anlagen in die Jahre kommen: beim Wartungsbesuch, im Jahresgespräch, mit konkretem Bezug zur Maschine.

Wie man dabei nachfasst, steht im Ratgeber zum Nachfassen; die Verträge dahinter im Ratgeber zu Wartungsverträgen.

Abschnitt 5

Kennzahlen für das Ersatzteilgeschäft

Ersatzteilumsatz je Kunde im Vergleich zum Vorjahr. Wer weniger bestellt, obwohl seine Anlagen laufen, bestellt vielleicht woanders.
Anteil der Anlagen mit Wartungsvertrag. Wie viel Ihrer Basis ist planbar?
Zeit von der Anfrage bis zum Angebot. Im Ersatzteilgeschäft entscheidet sie oft mehr als der Preis.
Teile je Anlagentyp. Was fällt wo häufig aus? Daraus entstehen Ersatzteilpakete und Hinweise für die Konstruktion.

Abschnitt 6

So macht es Portario (und was es nicht tut)

Anlagen mit Akte. Die Branchen-Vorlage „Technischer Vertrieb“ legt einen Bereich „Anlagen“ an (Seriennummer, Hersteller, Standort, Baujahr). Eine vorhandene Anlagenliste kommt per Excel-Import herein, Betreiber und Wartungsplan gleich mit.
Kennzahlen, die Gespräche anstoßen. „Anlagen ohne Wartungsplan“ und „Anlagen ohne Vertrag“ zeigen, wo planbarer Umsatz fehlt; „Wartungen fällig in 30/90 Tagen“ zeigt die nächsten Anlässe.
Material am Einsatz. Mit dem Zusatzmodul „Material & Ersatzteile“ erfasst der Techniker am Ticket, was verbaut wurde, auf Wunsch aus dem Produktkatalog. So steht an jeder Anlage, welche Teile wann gebraucht wurden.
Preisliste und Angebote. Der Produktkatalog lässt sich als Datei importieren, neue Lieferantenpreise werden nachgezogen. Angebote entstehen aus dem Katalog.
Umsatz aus dem ERP. Mit der ERP-Anbindung steht an der Firma der Umsatz der letzten zwölf Monate je Warengruppe, mit dem Zeitraum davor und der Veränderung.

Offen gesagt: Portario führt keine Lagerbestände und löst keine Bestellungen aus. Bestand, Beschaffung und Lieferung bleiben im ERP.

Häufige Fragen

Wie fangen wir an, wenn es keine Anlagenliste gibt?

Mit den Lieferungen der letzten Jahre aus dem ERP, ergänzt um Seriennummern aus der Fertigung und das, was der Service weiß. Lieber mit einer unvollständigen Liste beginnen und sie bei jedem Einsatz ergänzen, als auf die perfekte zu warten.

Gehört das Ersatzteilgeschäft in den Vertrieb oder in den Service?

Das ist je nach Betrieb verschieden. Wichtiger als die Zuordnung ist, dass beide auf dieselbe Anlagenakte schauen: Der Service sieht, was der Vertrieb angeboten hat, und der Vertrieb sieht, was an der Anlage passiert ist.

Wie verhindern wir, dass Kunden Teile woanders kaufen?

Ganz verhindern lässt es sich nicht. Was hilft: schneller anbieten als andere, die Ersatzteilliste je Anlage beim Kunden hinterlegen, Verschleißteile mit der Wartung verbinden und den Kunden beraten, welches Teil für seine Ausführung passt.

Was bringt ein Wartungsvertrag für das Ersatzteilgeschäft?

Regelmäßige Besuche an der Anlage. Bei jeder Wartung sieht der Techniker den Zustand, tauscht Verschleißteile und erkennt, was demnächst fällig wird. Aus einem Anruf im Störungsfall wird ein planbarer Ablauf.

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