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Von Excel zum CRM wechseln: der Umstieg in fünf Schritten

Die meisten Betriebe wechseln nicht, weil Excel schlecht wäre, sondern weil die Liste zu viele Besitzer bekommen hat. Der Umstieg selbst ist kein Projekt über Monate. Er braucht einen aufgeräumten Bestand, eine klare Spaltenliste und einen Stichtag. Dieser Ratgeber zeigt die Schritte und die typischen Stolpersteine.

Zum RatgeberSo macht es Portario
Firmenliste in Portario auf einem Notebook
  1. 1Woran Sie merken, dass Excel nicht mehr reicht
  2. 2Der Umstieg in fünf Schritten
  3. 3Die häufigsten Stolpersteine
  4. 4So macht es Portario
  5. 5Häufige Fragen
Abschnitt 1

Woran Sie merken, dass Excel nicht mehr reicht

Eine Excel-Liste ist als erstes CRM völlig in Ordnung. Eng wird es nicht ab einer bestimmten Zeilenzahl, sondern an diesen Stellen:

  • Mehrere arbeiten in derselben Datei. Es gibt „Kunden_aktuell.xlsx“ und „Kunden_aktuell_neu.xlsx“, und keiner weiß, welche stimmt.
  • Niemand weiß, wer was geändert hat. Eine Telefonnummer ist plötzlich anders, eine Zeile fehlt, und es gibt keinen Verlauf.
  • Wiedervorlagen leben woanders. Wann wer nachfassen soll, steht im Kalender einzelner Kollegen oder in deren Kopf.
  • Ein Kunde ruft an, und die Information ist verteilt: Stammdaten in der Liste, das Angebot im Postfach, die Reklamation in einer anderen Datei.

Wer allein arbeitet und mehr rechnet als nachschlägt, ist mit Excel weiter gut bedient. Für alle anderen lohnt sich der Wechsel, und er ist kleiner, als er aussieht.

Abschnitt 2

Der Umstieg in fünf Schritten

  1. Bestand aufräumen. Leere Zeilen, Zwischenüberschriften und verbundene Zellen entfernen. Nach Firmenname sortieren und benachbarte Zeilen vergleichen: „Muster GmbH“ und „Muster G.m.b.H.“ sind dieselbe Firma. Farben, die etwas bedeuten („rot = wichtig“), werden zu einer eigenen Spalte.
  2. Firmen und Personen trennen. Eine Zeile je Firma, eine Zeile je Ansprechpartner, verbunden über den Firmennamen oder die Kundennummer. Wer bisher Spalten wie „Kontakt 1“, „Kontakt 2“, „Kontakt 3“ hat, schreibt die Personen untereinander.
  3. Spalten festlegen. Was kommt mit, was entfällt, was wird ein eigenes Feld? Datumswerte als echtes Datum, Postleitzahlen als Text (sonst verschwindet die führende Null). Behalten Sie „Kunde seit“: Das Datum ist später mehr wert als gedacht.
  4. Mit einem Ausschnitt testen. 20 bis 50 Zeilen importieren, im CRM ansehen, Zuordnung korrigieren. Erst wenn der Ausschnitt stimmt, kommt der ganze Bestand.
  5. Stichtag setzen und Excel einfrieren. Ab Tag X wird nur noch im CRM gepflegt. Die alte Datei bleibt schreibgeschützt im Archiv. Zwei Stellen, an denen gepflegt wird, sind der häufigste Grund, warum ein Umstieg scheitert.

Eine Kundenliste, die diese Regeln schon einhält, gibt es als kostenlose Excel-Vorlage: Firmen und Ansprechpartner auf getrennten Blättern, mit Spalten, die ein Import von selbst versteht.

Abschnitt 3

Die häufigsten Stolpersteine

  • Parallelbetrieb ohne Ende. „Wir pflegen erst mal beides“ heißt nach drei Monaten: Keins von beiden stimmt.
  • Alles auf einmal. Stammdaten, Angebote, Tickets und zehn Jahre Historie am selben Tag. Besser: erst Firmen und Ansprechpartner, danach Schritt für Schritt den Rest.
  • Spalten wegwerfen, weil sie nicht ins Schema passen. Gewachsene Spalten tragen oft das Wissen des Betriebs. Ein CRM sollte sie als eigene Felder aufnehmen können.
  • Dubletten mitnehmen. Was in Excel doppelt war, ist im CRM doppelt. Aufräumen vor dem Import spart das Zusammenführen danach.
  • Niemand ist verantwortlich. Eine Person entscheidet über Spalten, Stichtag und Fragen im Team. Ohne sie zieht sich der Umstieg.
Abschnitt 4

So macht es Portario

  1. Excel direkt hochladen. Die .xlsx-Datei muss nicht erst als CSV gespeichert werden. Portario schlägt die Zuordnung der Spalten vor und erkennt deutsche Datums-, Zahlen- und Währungsformate. Hat die Datei mehrere Tabellenblätter, liest der Firmen-Import das Blatt „Firmen“, der Kontakt-Import das Blatt „Ansprechpartner“.
  2. Eigene Spalten kommen mit. Für jede Spalte, die es noch nicht gibt, wählen Sie „Als neues Feld übernehmen“; der Feldtyp wird aus den Werten erkannt.
  3. Vorschau vor dem Import. Je Zeile steht da, ob sie neu ist, eine mögliche Dublette (gleicher Name ohne Rechtsform oder gleiche Internet-Domain) oder fehlerhaft. Dubletten können Sie überspringen.
  4. Abgleich danach. Am Ende zeigt Portario je Import, wie viele Zeilen angelegt, übersprungen oder fehlgeschlagen sind. Fehlerzeilen laden Sie als CSV herunter, korrigieren sie und importieren nur diese erneut. „Kunde seit“ bleibt als ursprüngliches Erstelldatum erhalten.

Mehr zum Umstieg mit Bildern aus der Anwendung steht auf der Seite Kundenverwaltung in Excel ablösen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert der Umstieg von Excel zum CRM?

Der Import selbst dauert Minuten. Die eigentliche Arbeit ist das Aufräumen davor, je nach Zustand der Liste Stunden bis wenige Tage. Realistisch sind wenige Tage vom Aufräumen bis zum Stichtag, nicht Monate.

Kann ich Excel nach dem Umstieg weiter nutzen?

Für Auswertungen ja: Aus Portario lässt sich jede Ansicht als CSV exportieren. Für die Pflege der Kundendaten nicht. Zwei Stellen, an denen gepflegt wird, sind der häufigste Grund, warum ein Umstieg scheitert.

Sollen alte Notizen und Dateien mit umziehen?

Erst die Stammdaten, also Firmen und Ansprechpartner. Aktivitäten, Notizen und Dateien lassen sich danach nachziehen; in Portario sind das eigene Schritte im Datenimport, die auf die schon importierten Firmen verweisen.

Wie finde ich doppelte Firmen vor dem Import?

Nach Firmenname sortieren und Rechtsformen vereinheitlichen (GmbH, G.m.b.H.). Was übrig bleibt, markiert Portario in der Vorschau als mögliche Dublette. Einträge, die doch doppelt angelegt wurden, lassen sich später zusammenführen.

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