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Kundenliste als Excel-Vorlage: sauber geführt, später ohne Nacharbeit im CRM

Eine Kundenliste mit zwei Blättern, Firmen und Ansprechpartner, und Spalten, die ein CRM-Import von selbst versteht. Wer heute mit Excel arbeitet, verliert damit nichts, und der spätere Umstieg wird deutlich leichter.

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Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Frei verwendbar.

Kundenliste als Excel-Vorlage mit den Blättern Firmen, Ansprechpartner und Anleitung

1Was in der Vorlage steht
2Fünf Regeln, damit die Liste nicht verwildert
3Wenn die Liste zu klein wird
4Häufige Fragen

Abschnitt 1

Was in der Vorlage steht

Blatt „Firmen“: Firmenname, Kundennummer, Typ (Kunde, Interessent, Partner als Auswahl), Branche, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website, Mitarbeiter, Kunde seit und Notizen.
Blatt „Ansprechpartner“: Firma (Auswahl aus dem Blatt „Firmen“), Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Funktion, Telefon, E-Mail und Notizen.
Blatt „Anleitung“: die Regeln unten, kurz gefasst.

Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen, Postleitzahl, Kundennummer und Telefon sind als Text formatiert (die führende Null bleibt), „Kunde seit“ als Datum. Platz ist für 300 Firmen und 300 Ansprechpartner; weitere Zeilen fügen Sie innerhalb der Tabelle ein. Keine Makros, keine Formeln.

Abschnitt 2

Fünf Regeln, damit die Liste nicht verwildert

Eine Zeile je Firma, eine je Person. Keine Spalten „Kontakt 1“, „Kontakt 2“, „Kontakt 3“. Personen stehen auf ihrem eigenen Blatt.
Den Firmennamen immer gleich schreiben. „Muster GmbH“, nicht mal so, mal „Muster G.m.b.H.“. Doppelte Einträge sind der häufigste Ärger beim späteren Umzug.
Nichts über Zeile 1. Kein Titel, keine Leerzeile über der Kopfzeile, keine Zwischenüberschriften. Sonst erkennt ein Import die Spalten nicht.
Information in Spalten, nicht in Farben. „Rot = wichtig“ überlebt keinen Export. Was wichtig ist, bekommt eine eigene Spalte.
Eine Datei, ein Ort. Die Liste liegt an einer Stelle, auf die alle zugreifen. Kopien per Mail sind der Anfang vom Durcheinander.

Abschnitt 3

Wenn die Liste zu klein wird

Die Spaltennamen entsprechen dem, was der Import von Portario von selbst zuordnet. Sie laden dieselbe Datei zweimal hoch: im Firmen-Import liest Portario das Blatt „Firmen“, im Kontakt-Import das Blatt „Ansprechpartner“ und verknüpft jede Person über den Firmennamen mit ihrer Firma. „Funktion“ übernehmen Sie beim Import mit einem Klick als neues Feld, „Kunde seit“ wird zum ursprünglichen Erstelldatum.

Wie der Wechsel insgesamt abläuft, vom Aufräumen bis zum Stichtag, steht im Ratgeber „Von Excel zum CRM wechseln“.

Häufige Fragen

Ist die Kundenliste kostenlos?

Ja. Sie laden sie ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und dürfen sie im eigenen Betrieb verwenden, erweitern und anpassen.

Warum zwei Blätter statt einer Zeile je Kunde?

Weil eine Firma selten nur einen Ansprechpartner hat. In einer Zeile je Kunde landen die Personen in Spalten wie „Kontakt 2“, und spätestens beim dritten Ansprechpartner oder beim Umzug in ein CRM wird es mühsam. Getrennt geführt, gehört jede Person eindeutig zu ihrer Firma.

Funktioniert die Liste auch mit anderen CRM-Systemen?

Die Spaltennamen sind allgemein gehalten (Firmenname, PLZ, Ort, E-Mail …), die meisten Importe ordnen solche Namen zu. Ob ein Programm mehrere Tabellenblätter liest, ist unterschiedlich; notfalls speichern Sie jedes Blatt als eigene Datei.

Kann ich eigene Spalten ergänzen?

Ja, am besten rechts neben den vorhandenen. Löschen Sie aber keine Kopfzeile und schreiben Sie nichts über Zeile 1. In Portario werden zusätzliche Spalten beim Import zu eigenen Feldern.

Wenn die Liste zu klein wird

Portario übernimmt genau diese Liste: Datei hochladen, Vorschau prüfen, fertig. Schicken Sie uns Ihre Liste, gern anonymisiert, oder sehen Sie sich die Live-Demo an, ohne Anmeldung.

Pilotprogramm: 3 Plätze

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