8D-Report Vorlage: kostenlos als Excel und PDF

Was in der Vorlage steht

Die Vorlage folgt den acht Disziplinen in der üblichen Reihenfolge. Jede hat einen kurzen Hinweis, was hinein gehört, damit auch jemand ohne 8D-Erfahrung sie sauber füllt.

• Kopf: Reklamationsnummer (Ihre und die des Kunden), Kunde, Ansprechpartner, Artikel, Lieferschein, betroffene Menge und wer den Bericht verantwortet.
• D1 bis D3: Team mit Rolle, Problembeschreibung mit Leitfragen und die Sofortmaßnahmen mit Verantwortlichem, Termin und „Wirksam?“.
• D4 Ursachen: getrennt nach Entstehen und Nicht-Entdecken, dazu eine 5-×-Warum-Tabelle.
• D5 und D6: Abstellmaßnahmen mit Nachweis, danach Umsetzung und Wirksamkeitsprüfung mit Datum.
• D7 und D8: eine Liste der Dokumente, die angepasst werden (Arbeitsanweisung, Prüfplan, FMEA, Schulung, Übertragung auf ähnliche Artikel), dann Abschluss mit Unterschriften.

In der Excel-Fassung haben Spalten wie „Wirksam?“ und „Erledigt“ eine Auswahlliste, und der Ausdruck passt auf A4 hochkant. Die PDF-Fassung hat drei Seiten zum Ausfüllen von Hand.

Wann eine Excel-Vorlage nicht mehr reicht

Für den gelegentlichen Bericht ist die Vorlage völlig ausreichend. Eng wird es, wenn mehrere Reklamationen gleichzeitig laufen: Maßnahmen mit Termin stehen in einer Datei, an die niemand erinnert, Version 3 liegt auf dem Laufwerk und Version 4 im Postfach, und ein halbes Jahr später findet niemand den Bericht, wenn derselbe Kunde wieder reklamiert.

In Portario ist der 8D-Report ein Formular am Ticket der Reklamation. Firma, Ansprechpartner und Problembeschreibung kommen aus dem Ticket. Beim Abschluss prüft Portario, ob alle acht Disziplinen und mindestens ein Teammitglied da sind, legt das PDF an der Firma ab und macht aus jeder Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin eine Aufgabe für diese Person. Der Bericht gehört zum Modul „Berichte“, enthalten ab dem Tarif Pro.