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Besuchsbericht Vorlage: Kundenbesuche sauber festhalten

Ein Besuchsbericht ist nur so gut wie das, was danach passiert. Diese Vorlage hält fest, mit wem Sie gesprochen haben, was vereinbart wurde und welche Chancen sich ergeben haben – als Excel-Datei zum Ausfüllen und als PDF zum Ausdrucken.

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Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Frei verwendbar.

Erste Seite der Besuchsbericht-Vorlage mit Kopfdaten, Anlass, Gesprächspartnern und Gesprächsinhalt

1Was in der Vorlage steht
2So wird der Bericht nützlich statt Pflicht
3Wann Papier und Excel nicht mehr reichen
4Häufige Fragen

Abschnitt 1

Was in der Vorlage steht

Kopf und Anlass: Kunde, Standort, Datum und Uhrzeit, wer besucht hat, das Projekt und der Anlass (Erstbesuch, Folgebesuch, Angebotsbesprechung, Projekt, Reklamation, Messe-Nachfassen).
Gesprächspartner: Name, Funktion und ob die Person entscheidet, mitentscheidet oder nur beeinflusst.
Ziel und Inhalt: Ziel des Besuchs, besprochene Themen und getrennt davon die Ergebnisse und Vereinbarungen.
Situation beim Kunden: eingesetzte Anlagen, Wettbewerber vor Ort, Bedarf und Projekte, Budget und Zeitrahmen, Entscheidungsweg.
Chancen und Maßnahmen: Projekte mit geschätztem Wert, Wahrscheinlichkeit und erwartetem Abschluss; Maßnahmen mit Wer und Bis wann; der nächste Termin.
Interne Notiz: ein eigener Abschnitt am Ende für alles, was der Kunde nicht lesen soll.

Abschnitt 2

So wird der Bericht nützlich statt Pflicht

Ziel vorher eintragen. Wer vor dem Besuch aufschreibt, was er erreichen will, kann danach ehrlich sagen, ob es geklappt hat.
Am selben Tag schreiben. Nach zwei Tagen fehlt die Hälfte, und die Zahlen werden runder, als sie waren.
Themen und Ergebnisse trennen. „Über die neue Linie gesprochen“ ist ein Thema. „Kunde schickt bis Freitag die Zeichnungen“ ist ein Ergebnis, und nur das bewegt etwas.
Den Entscheidungsweg festhalten. Im technischen Vertrieb entscheiden selten die, mit denen Sie sprechen, allein. Wer unterschreibt, wer prüft, wer bremst?
Immer einen nächsten Termin. Ein Besuch ohne nächsten Schritt ist ein Höflichkeitsbesuch.

Ohne die interne Notiz taugt der Rest als Gesprächsprotokoll für den Kunden. Das schafft Verbindlichkeit, und Missverständnisse fallen früh auf.

Abschnitt 3

Wann Papier und Excel nicht mehr reichen

Ausgefüllte Besuchsberichte landen oft in einem Ordner, den niemand mehr öffnet. Die Vereinbarungen geraten in Vergessenheit, der nächste Termin steht in keinem Kalender, und die Vertriebsleitung sieht die Chancen erst, wenn jemand sie in eine Liste überträgt.

In Portario schreiben Sie den Besuchsbericht als Formular in der Firmen-Akte, auf Wunsch verknüpft mit einer Verkaufschance. Beim Abschluss steht der Besuch als erledigter Termin in der Chronik, jede Maßnahme mit Verantwortlichem und Termin wird eine Aufgabe, aus dem nächsten Termin wird eine Wiedervorlage, und das PDF liegt bei der Firma. Die interne Notiz steht nie im PDF für den Kunden. Der Besuchsbericht gehört zum Modul „Berichte“, enthalten ab dem Tarif Pro.

Häufige Fragen

Ist die Vorlage kostenlos?

Ja. Sie laden sie ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und dürfen sie im eigenen Betrieb verwenden, mit Ihrem Logo versehen und anpassen.

Soll der Kunde den Besuchsbericht bekommen?

Das Gesprächsprotokoll gern, es macht Vereinbarungen verbindlich. Die interne Notiz nicht. Deshalb steht sie in der Vorlage als eigener Abschnitt am Ende, den Sie vor dem Versand löschen oder abtrennen.

Excel oder PDF – welche Fassung soll ich nehmen?

Excel, wenn Sie den Bericht am Laptop schreiben und per Mail verteilen; Anlass, Entscheider und Wahrscheinlichkeit haben dort eine Auswahlliste. Das PDF, wenn Sie lieber von Hand ausfüllen, etwa im Gespräch.

Enthält die Excel-Datei Makros?

Nein. Sie enthält weder Makros noch Formeln, nur Felder, Rahmen und Auswahllisten.

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