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Wartungsprotokoll Vorlage für Maschinen und Anlagen

Was bei einer Wartung geprüft, getauscht und gefunden wurde, gehört auf ein Blatt, das der Kunde unterschreibt. Diese Vorlage enthält die Anlagendaten, zehn allgemeine Prüfpunkte, Ersatzteile, Mängel mit Dringlichkeit und den nächsten Termin, als Excel und PDF.

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Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Frei verwendbar.

Erste Seite der Wartungsprotokoll-Vorlage mit Anlagendaten, Einsatz und Prüfpunkten

1Was in der Vorlage steht
2So passen Sie die Vorlage an Ihre Anlagen an
3Vom Papierprotokoll zur Anlagen-Akte
4Häufige Fragen

Abschnitt 1

Was in der Vorlage steht

Anlagendaten: Kunde, Standort, Anlage, Hersteller und Typ, Seriennummer, Baujahr, Inventarnummer, Betriebsstunden, Vertrags- und Auftragsnummer.
Einsatz: Datum, Techniker, Arbeitszeit, Fahrzeit und die Art (Inspektion, Wartung, Instandsetzung, Störungsbeseitigung).
Zehn Prüfpunkte: von der Sichtprüfung über Sicherheitseinrichtungen, Schmierung, Filter und Verschleißteile bis zum Probelauf, jeweils mit Ergebnis (i. O., n. i. O., erledigt, entfällt) und Platz für Messwerte; dazu freie Zeilen.
Ersetzte Teile: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge.
Mängel und Empfehlungen: mit Dringlichkeit und der Frage, ob ein Angebot nötig ist.
Ergebnis: Anlage betriebsbereit ja, eingeschränkt oder nein, nächste Wartung nach Datum oder Zählerstand, Unterschriften von Techniker und Kunde.

Abschnitt 2

So passen Sie die Vorlage an Ihre Anlagen an

Prüfpunkte vom Hersteller übernehmen. Die zehn Punkte der Vorlage sind ein allgemeiner Rahmen. Maßgeblich sind die Betriebsanleitung und der Wartungsplan des Herstellers; ersetzen oder ergänzen Sie die Zeilen entsprechend.
Eine Fassung je Anlagentyp. Speichern Sie die angepasste Datei unter dem Typ der Anlage. So prüft jeder Techniker dasselbe.
Messwerte mit Sollwert. „Druck 6,2 bar (Soll 6–7)“ sagt mehr als „i. O.“ und zeigt beim nächsten Mal, ob sich etwas verschiebt.
Mängel nicht nur notieren. Die Spalte „Angebot nötig?“ ist kein Zufall: Aus Mängeln werden Reparaturaufträge, wenn jemand nachfasst.
Nächsten Termin immer eintragen. Nach Datum oder Zählerstand, je nachdem, was der Hersteller vorgibt.

Wichtig: Das Protokoll dokumentiert eine Wartung. Es ersetzt keine gesetzlich oder vom Hersteller vorgeschriebene Prüfung und keine Prüfbescheinigung.

Abschnitt 3

Vom Papierprotokoll zur Anlagen-Akte

Papierprotokolle haben drei Schwächen: Die Historie einer Maschine liegt verteilt in Ordnern, der nächste Termin hängt an jemandes Gedächtnis, und Mängel werden zwar notiert, aber selten zum Angebot.

In Portario trägt jede Anlage ihren Wartungsplan (alle 3, 6, 12 oder 24 Monate), und das Wartungsticket entsteht automatisch vor dem Termin, standardmäßig 14 Tage vorher. Vor Ort schreibt der Techniker den Servicebericht mit den durchgeführten Arbeiten, Zeiten und Material; der Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Tablet, und das PDF geht per Mail an ihn. Alles bleibt an der Anlage, sodass beim nächsten Einsatz die ganze Geschichte da ist. Wie Verträge und Wartungspläne zusammenspielen, steht im Ratgeber zu Wartungsverträgen.

Häufige Fragen

Ist die Vorlage kostenlos?

Ja. Sie laden sie ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und dürfen sie im eigenen Betrieb verwenden, mit Ihrem Logo versehen und an Ihre Anlagen anpassen.

Ersetzt das Wartungsprotokoll eine vorgeschriebene Prüfung?

Nein. Es dokumentiert, was bei einer Wartung geprüft und getan wurde. Gesetzlich oder vom Hersteller vorgeschriebene Prüfungen und deren Bescheinigungen ersetzt es nicht.

Welche Prüfpunkte gehören in ein Wartungsprotokoll?

Die aus der Betriebsanleitung und dem Wartungsplan des Herstellers. Die zehn Punkte der Vorlage (Sichtprüfung, Sicherheitseinrichtungen, Schmierung, Filter, Verschleißteile, Elektrik, Steuerung, Messwerte, Reinigung, Probelauf) sind ein allgemeiner Rahmen, den Sie ergänzen.

Excel oder PDF – welche Fassung soll ich nehmen?

Excel, um die Vorlage an einen Anlagentyp anzupassen und am Laptop auszufüllen; das Ergebnis je Prüfpunkt hat eine Auswahlliste. Das PDF zum Ausdrucken und Ausfüllen vor Ort, wenn kein Gerät dabei ist.

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