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Projektgeschäft im Anlagenbau: Projekte vom Angebot bis zur Übergabe steuern

Eine Anlage ist kein Katalogartikel. Zwischen Auftrag und Abnahme liegen Konstruktion, Beschaffung, Fertigung, Montage und Inbetriebnahme, und jede Übergabe zwischen diesen Schritten ist eine Stelle, an der Wissen verloren geht. Dieser Ratgeber zeigt, wie Betriebe ohne eigene Projektabteilung ihre Projekte mit klaren Übergängen steuern.

Zum RatgeberSo macht es Portario
Anlagen-Akte mit Servicehistorie und Wartungsplan auf einem Notebook
  1. 1Was Projektgeschäft vom Seriengeschäft unterscheidet
  2. 2Phasen mit klaren Übergängen
  3. 3Änderungen und Nachträge im Griff behalten
  4. 4Die zwei kritischen Übergaben
  5. 5Typische Fehler
  6. 6So macht es Portario (und was es nicht tut)
  7. 7Häufige Fragen
Abschnitt 1

Was Projektgeschäft vom Seriengeschäft unterscheidet

  • Jedes Projekt ist ein Einzelstück. Varianten, Sonderwünsche, eigene Konstruktion. Was im Angebot steht, muss bis zur Abnahme nachvollziehbar bleiben.
  • Viele Hände. Vertrieb, Konstruktion, Einkauf, Fertigung, Montage und auf der Gegenseite Technik, Einkauf und Instandhaltung des Kunden.
  • Lange Laufzeit, späte Änderungen. Während das Projekt läuft, ändert der Kunde Anforderungen. Jede Änderung kostet Zeit oder Geld, oft beides.
  • Zahlungen nach Meilensteinen. Anzahlung, Lieferung, Abnahme: Wer nicht weiß, wo das Projekt steht, weiß auch nicht, wann er Geld bekommt.
Abschnitt 2

Phasen mit klaren Übergängen

Bewährt hat sich ein Ablauf mit festen Übergängen, oft Stage-Gate genannt: Ein Projekt geht erst in die nächste Phase, wenn die Punkte der aktuellen erledigt sind. Das klingt nach Bürokratie, verhindert aber, dass die Montage mit einer Konstruktion beginnt, die der Kunde nie freigegeben hat.

PhaseWas passiertBevor es weitergeht
AuftragsklärungÜbergabe vom Vertrieb, Pflichtenheft, Termine, Zahlungsplan, AnsprechpartnerPflichtenheft vom Kunden freigegeben, Projektleitung benannt
Konstruktion und BeschaffungKonstruktion, Freigaben, Bestellung kritischer TeileKonstruktion freigegeben, Teile mit langer Lieferzeit bestellt
Fertigung und VormontageBau im eigenen Werk, bei Bedarf Werksabnahme mit dem KundenWerksabnahme bestanden oder intern geprüft, Versand geplant
Montage und InbetriebnahmeAufbau beim Kunden, Funktionsprüfung, EinweisungInbetriebnahmeprotokoll, offene Punkte mit Termin
Abnahme und ÜbergabeAbnahme durch den Kunden, Übergabe an den ServiceAbnahme unterschrieben, Anlage mit Wartungsplan angelegt

Für die Inbetriebnahme gibt es eine kostenlose Protokoll-Vorlage.

Abschnitt 3

Änderungen und Nachträge im Griff behalten

Nichts frisst die Marge eines Anlagenprojekts so zuverlässig wie Änderungen, die mündlich vereinbart und nie berechnet wurden. Drei Regeln helfen:

  1. Jede Änderung wird aufgeschrieben, auch die kleine. Mit Datum, wer sie wollte und was genau.
  2. Auswirkung vor Umsetzung. Was kostet die Änderung, und wie verschiebt sie den Termin? Erst dann wird gebaut.
  3. Freigabe vom Kunden in Schriftform. Eine kurze Mail reicht, solange sie Inhalt, Preis und Termin nennt.

Eine einfache Nachtragsliste je Projekt (Nummer, Änderung, Preis, Termin, freigegeben am) reicht, solange sie jemand führt.

Abschnitt 4

Die zwei kritischen Übergaben

  • Vom Vertrieb ins Projekt. Was wurde dem Kunden zugesagt, auch außerhalb des Angebots? Besuchsberichte, Sonderwünsche, genannte Termine. Wer das nicht übergibt, lässt das Projektteam raten.
  • Vom Projekt in den Service. Die Anlage mit Seriennummer, Unterlagen, Ansprechpartnern beim Kunden, offenen Punkten und Wartungsplan. Ab hier beginnt das Geschäft der nächsten Jahre: Wartung, Ersatzteile, Erweiterung.

Wie der Vertrieb davor aufgebaut sein kann, steht im Ratgeber zum Vertriebsprozess, wie das Geschäft danach weitergeht im Ratgeber zum Ersatzteilgeschäft.

Abschnitt 5

Typische Fehler

  • Das Projekt lebt in Mails und Ordnern. Wo es steht, weiß nur die Projektleitung, und die ist gerade auf der Baustelle.
  • Phasen ohne Kriterien. „Konstruktion fertig“ heißt für jeden etwas anderes, solange nicht klar ist, was dafür erledigt sein muss.
  • Restarbeiten ohne Namen. Offene Punkte nach der Inbetriebnahme bleiben Monate liegen, und mit ihnen die Schlusszahlung.
  • Keine Übergabe an den Service. Die Anlage läuft, aber im Service weiß niemand, dass es sie gibt, bis der erste Störungsanruf kommt.
Abschnitt 6

So macht es Portario (und was es nicht tut)

  1. Projekte mit Gates. Im Modul „Projekte (Stage-Gate)“ stehen die Projekte als Karten auf einem Gate-Board. Je Gate legen Sie Kriterien fest; ist ein Kriterium Pflicht, lässt Portario das Projekt erst weiter, wenn es abgehakt ist. Wer wann was abgehakt hat, steht im Verlauf.
  2. Alles an der Firma. Verkaufschance, Angebot und Besuchsberichte stehen in derselben Firmenakte wie das Projekt, die Übergabe vom Vertrieb ist also kein Dokument, sondern ein Blick in die Akte.
  3. Übergabe in den Service. Nach der Abnahme legen Sie die Anlage mit Seriennummer und Wartungsplan an; offene Punkte werden Tickets an der Anlage.
  4. Aufträge aus dem ERP. Mit der ERP-Anbindung stehen offene Aufträge mit Liefertermin an der Firma, ein überschrittener Termin in Rot.

Offen gesagt: Portario hat keinen Balkenplan und keine Kapazitätsplanung für Konstruktion und Fertigung. Dafür bleiben Ihr ERP oder Ihr Projektplanungsprogramm zuständig. Das Modul „Projekte“ ist zubuchbar.

Häufige Fragen

Was ist ein Stage-Gate-Prozess?

Ein Ablauf, bei dem ein Projekt durch feste Phasen geht und zwischen den Phasen ein Tor (Gate) steht: Erst wenn die festgelegten Punkte erledigt sind, geht es weiter. Im Anlagenbau verhindert das vor allem, dass Arbeit auf Basis nicht freigegebener Unterlagen beginnt.

Brauchen wir dafür eine Projektmanagement-Software?

Für die Terminplanung mit Balkenplan und Kapazitäten oft ja, oder das ERP übernimmt sie. Für den Überblick, wo welches Projekt steht, was offen ist und was dem Kunden zugesagt wurde, reicht häufig ein CRM mit Projekten und Gates, weil dort die Kundenakte ohnehin liegt.

Wie gehen wir am besten mit Nachträgen um?

Jede Änderung aufschreiben, Kosten und Terminfolgen bewerten, bevor gebaut wird, und die Freigabe des Kunden schriftlich einholen. Eine Nachtragsliste je Projekt mit Nummer, Inhalt, Preis und Freigabedatum reicht dafür.

Wann ist ein Projekt abgeschlossen?

Wenn die Abnahme vorliegt, die offenen Punkte erledigt sind und die Anlage an den Service übergeben ist, mit Unterlagen, Ansprechpartnern und Wartungsplan. Ohne die Übergabe ist es nur beendet, nicht abgeschlossen.

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