Vertriebsprozess im Maschinenbau: von der Anfrage bis zum Auftrag

Was den Vertrieb im Maschinenbau anders macht

• Lange Wege bis zum Auftrag. Investitionen werden geplant, freigegeben, verschoben. Ein Angebot kann Monate offen sein, ohne dass es verloren ist.
• Mehrere Entscheider. Die Technik will die richtige Auslegung, der Einkauf den Preis, die Geschäftsführung die Freigabe. Wer nur mit einem spricht, kennt die Hälfte.
• Teure Angebote. Ohne technische Klärung, Konstruktion und Kalkulation gibt es kein Angebot. Deshalb lohnt es sich, früh zu prüfen, ob eine Anfrage ein echtes Projekt ist.
• Das zweite Geschäft danach. Mit der Auslieferung beginnen Service, Wartung und Ersatzteile. Ein guter Vertriebsprozess endet nicht beim Auftrag, sondern übergibt sauber an den Service.

Anfragen früh qualifizieren

Weil ein Angebot im Maschinenbau viel Arbeit macht, gehört vor die Kalkulation eine kurze Prüfung. Fünf Fragen reichen meist:

1. Welches Problem soll gelöst werden? Ersatz, Erweiterung, neue Produktion? Daraus folgt, wie dringend es wirklich ist.
2. Bis wann? Ein Termin, an dem die Anlage laufen muss, macht aus einer Idee ein Projekt.
3. Ist das Budget eingeplant? Nicht die genaue Summe, aber ob es eine Investitionsplanung dafür gibt.
4. Wer entscheidet, und wer redet mit? Technik, Einkauf, Geschäftsführung, manchmal ein Konzern.
5. Mit wem wird verglichen? Wer den Wettbewerb kennt, kann sein Angebot darauf ausrichten.

Wer die Antworten aus dem Gespräch festhält, zum Beispiel im Besuchsbericht, muss sie beim nächsten Termin nicht noch einmal erfragen.

Typische Fehler

• Angebot ohne Qualifizierung. Viel Kalkulation für Anfragen, die nie ein Projekt waren.
• Das Wissen steckt im Kopf des Außendienstes. Fällt er aus oder wechselt, beginnt der Nachfolger bei null.
• Verloren ohne Grund. Ein Angebot verschwindet still aus der Liste, und niemand lernt daraus.
• Der Service sitzt woanders. Der Vertrieb weiß nicht, welche Anlagen beim Kunden laufen, wann sie alt werden und welche Reklamation gerade offen ist.
• Das ERP soll es richten. Das ERP kennt den Auftrag, aber nicht den Weg dahin: Besuche, Gespräche, Nachfassen. Dafür ist es nicht gebaut.