Opportunity-Management ohne Excel: Verkaufschancen so führen, dass der Forecast stimmt

Lead oder Verkaufschance?

Ein Lead ist ein Interesse: eine Messeanfrage, ein Formular auf der Website, ein Tipp vom Kollegen. Ob daraus etwas wird, ist offen. Eine Verkaufschance (englisch Opportunity) ist ein geprüftes, konkretes Vorhaben: Es gibt einen Bedarf, einen Ansprechpartner und eine Vorstellung vom Wert.

Die Trennung ist wichtig, weil sonst jede Visitenkarte in die Pipeline wandert und der Forecast nichts mehr aussagt. Wie man eine Anfrage prüft, steht im Ratgeber zum Vertriebsprozess.

Die wöchentliche Pipeline-Runde

Eine halbe Stunde pro Woche reicht. Nicht als Rechenschaft, sondern damit die Liste stimmt. Je offener Chance drei Fragen:

1. Was ist seit letzter Woche passiert? Ein Anruf, ein Besuch, ein überarbeitetes Angebot, oder nichts.
2. Was ist der nächste Schritt, und bis wann? Wer keinen nennen kann, legt jetzt einen fest.
3. Stimmen Phase und Abschlussdatum noch? Ein Abschlussdatum in der Vergangenheit ist immer ein Zeichen, dass etwas nicht stimmt.

Am meisten bringt die Runde, wenn die großen Chancen zuerst drankommen und kleine nur dann, wenn sich etwas geändert hat.

Forecast: Summe oder gewichtet?

Die Summe aller offenen Chancen ist fast immer zu optimistisch. Realistischer ist der gewichtete Forecast: Jede Chance zählt mit ihrem Wert mal der Wahrscheinlichkeit ihrer Phase. Ein Beispiel mit Wahrscheinlichkeiten, die jeder Betrieb für sich festlegt:

Die Wahrscheinlichkeiten dürfen am Anfang grob sein. Nach einigen Monaten lohnt der Abgleich mit der eigenen Gewinnquote je Phase: Wie viele Chancen, die einmal im Angebot standen, wurden tatsächlich gewonnen?

So macht es Portario

1. Brett und Liste. Verkaufschancen als Karten je Phase zum Verschieben oder als sortierbare Liste; jede Chance mit Wert, Phase, Firma, Ansprechpartner, Zuständigem und erwartetem Abschluss.
2. Beteiligte mit Rolle. Weitere Personen der Firma als Entscheider, Beeinflusser oder Einkauf; Anrufe, Termine und Notizen direkt an der Chance.
3. Kennzahlen mit Erklärung. Offene Summe, gewichteter Forecast mit Wahrscheinlichkeit je Phase, gewonnen und verloren, Gewinnquote. Ein Klick auf die Kennzahl zeigt, wie sie sich zusammensetzt, und führt zur Liste dahinter. Bei verlorenen Chancen gibt es ein Feld für den Grund.
4. Liegengebliebene Chancen meldet Portario. Eine Regel „Chance ohne Bewegung“ prüft jeden Morgen, wo seit einer eingestellten Zahl von Tagen nichts passiert ist, auf Wunsch nur ab einem Mindestwert oder in einer Phase, und legt dem Zuständigen eine Wiedervorlage an. Einmal, nicht jeden Tag.
5. Ziele. Umsatzziele je Person oder Team und Monat mit Fortschrittsbalken.