Vertriebsziele und Plan-Ist: Umsatz planen, verteilen und laufend vergleichen

Vom Jahresziel zum Plan

Ein Jahresziel entsteht meist von oben: „Nächstes Jahr zehn Prozent mehr.“ Ein Plan entsteht von unten: Was ist bei welchem Kunden realistisch? Beides hat seinen Platz, und der eigentliche Wert liegt im Abgleich.

1. Mit dem Vorjahr beginnen. Der Umsatz je Kunde im Vorjahr ist die ehrlichste Ausgangslage.
2. Je Kunde einschätzen. Wer plant eine Investition, wer baut ab, wo läuft ein großes Projekt aus? Das weiß der Vertrieb besser als jede Formel.
3. Mit dem Ziel abgleichen. Liegt die Summe darunter, ist die Frage nicht „Wie rechnen wir das schön?“, sondern „Woher soll der Rest kommen?“: Neukunden, neue Produkte, Service.

Auf die Monate verteilen

Ein Jahresplan durch zwölf geteilt erzeugt falsche Alarme: Im August sind Betriebsferien, im Dezember werden Budgets ausgegeben, im Frühjahr ist Messe. Besser ist eine Saisonkurve, also ein Gewicht je Monat. Am einfachsten übernimmt man die tatsächliche Monatsverteilung des Vorjahres und passt sie an, wo man weiß, dass es anders wird.

Plan-Ist lesen: Abweichung, Vorjahr, Hochrechnung

Drei Zahlen sagen mehr als eine Tabelle voller Prozente: die Abweichung zum Plan bis heute, der Vorjahreswert im selben Zeitraum und die Hochrechnung zum Jahresende. Ein Rechenbeispiel:

Im Projektgeschäft ist die Hochrechnung grob, weil einzelne große Aufträge das Bild bestimmen. Dort gehört der gewichtete Forecast der offenen Verkaufschancen daneben; wie er entsteht, steht im Ratgeber zum Opportunity-Management.

So macht es Portario

1. Plan je Kunde, Warengruppe oder gesamt. Im Modul „Jahresplanung“ legen Sie Zeilen von Hand an, erzeugen sie aus dem Vorjahr plus einer Veränderung in Prozent oder importieren sie als CSV.
2. Ist aus der Quelle, die Sie wählen. Umsatz laut ERP (fakturiert, Auftragseingang oder Zahlungseingang), eigene Rechnungen oder gewonnene Verkaufschancen. Warengruppen gibt es mit dem ERP.
3. Saisonkurve. Zwölf Monatsgewichte, auf Knopfdruck aus dem Vorjahr übernommen oder gleichmäßig.
4. Plan-Ist bis zum letzten vollen Monat. Plan, Ist, Abweichung, Vorjahr und Hochrechnung oben, darunter der Verlauf und die Tabelle aller Zeilen. In der Firmenakte steht der Plan des Kunden neben den ERP-Zahlen.
5. Warnung, wenn eine Zeile zurückfällt. Liegt sie mehr als die eingestellte Schwelle unter Plan, bekommt die verantwortliche Person eine Benachrichtigung, einmal je Zeile und Monat.
6. Ziele je Person oder Team. Monatsziele mit Fortschrittsbalken und Vorjahreswert; ein Jahresziel lässt sich auf die Monate verteilen.

Die Jahresplanung ist ab dem Tarif Pro enthalten.