Installierte Basis erfassen und pflegen: wissen, welche Anlage wo läuft

Der erste Aufbau: aus vorhandenen Quellen

1. Lieferlisten aus dem ERP: Aufträge mit Maschinen der letzten zehn bis fünfzehn Jahre, mit Kunde, Typ und Lieferdatum. Das ist das Gerüst.
2. Seriennummern aus Fertigung und Inbetriebnahme: Inbetriebnahmeprotokolle ergänzen Standort und Ansprechpartner.
3. Serviceberichte: zeigen, welche Anlagen tatsächlich noch laufen, und liefern Zählerstände und Umbauten.
4. Das Wissen der Techniker: Eine Stunde mit der ausgedruckten Liste und den erfahrensten Kollegen klärt mehr als jede Datenbankabfrage.

Die Reihenfolge lohnt sich: zuerst Kunden mit Wartungsvertrag, dann die jüngsten Lieferungen, zuletzt der Altbestand. Was unklar ist, bekommt den Status „unbekannt“, statt liegen zu bleiben.

Was Vertrieb und Service daraus machen

• Wartungsverträge anbieten: Anlagen ohne Vertrag sind die naheliegendste Verkaufsliste im Service.
• Modernisierungen ansprechen: Baujahr und Zustand zeigen, wo eine Steuerung oder ein ganzes Aggregat bald nicht mehr zu halten ist.
• Ersatzteile vorausdenken: Verschleißteile nach Intervall zur Wartung mitbringen. Wie daraus planbarer Umsatz wird, steht im Ratgeber zum Ersatzteilgeschäft.
• Einsätze planen: Fällige Wartungen je Region bündeln, statt einzeln hinzufahren.

So macht es Portario

1. Bereich „Anlagen“ mit eigenen Feldern: Die Branchen-Vorlage „Technischer Vertrieb“ legt ihn mit Seriennummer, Hersteller, Standort und Baujahr an; weitere Felder und Status richtet der Administrator selbst ein.
2. Import der Anlagenliste: aus Excel oder CSV, mit Vorschau; der Betreiber wird über Firmenname oder Kundennummer zugeordnet, gleiche Bezeichnungen fallen als Dublette auf, Wartungsplan und Betriebsstunden kommen auf Wunsch gleich mit.
3. Die Akte je Anlage: Serviceanfragen, Verträge, Zählerstände, Wartungspläne und Schulungen an einer Stelle. Die Suche findet Anlagen auch über die Seriennummer und andere Feldwerte.
4. Status mit Folgen: Eine stillgelegte Anlage bekommt keine Wartungstickets mehr.
5. Kennzahlen für die Pflege und den Verkauf: Anlagen ohne Wartungsplan, Anlagen ohne Vertrag und Anlagen, deren Ablesung überfällig ist.

Offen gesagt: Die Anlagen kommen nicht automatisch aus dem ERP, sondern per Import oder von Hand; die ERP-Anbindung liest Kunden, Ansprechpartner und Zahlen wie Umsätze und offene Posten, aber keine Anlagen. Im Kundenportal sehen Kunden ihre Anlagen bisher nicht, und Stücklisten je Anlage führt Portario nicht.