Eine Messe kostet schnell einen mittleren fünfstelligen Betrag, und nach drei Tagen liegt ein Stapel Visitenkarten auf dem Schreibtisch. Ob daraus Aufträge werden, entscheidet sich in den zwei Wochen danach. Dieser Ratgeber zeigt, wie Gespräche am Stand so erfasst werden, dass das Nachfassen klappt, und wie man misst, ob sich die Messe gelohnt hat.
Je Gespräch reichen fünf Angaben, aufgeschrieben, solange der Besucher noch am Stand steht:
Ob das auf Papier, im Handy oder in einer Tabelle passiert, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass es während der Messe passiert. Dafür gibt es unsere kostenlose Vorlage Messebericht mit Gesprächsliste und Bericht.
| Priorität | Wann | Wie |
|---|---|---|
| A: konkreter Bedarf | in zwei Arbeitstagen | Anruf durch den Zuständigen, Angebot oder Termin vereinbaren |
| B: Interesse | in der ersten Woche | Anruf oder persönliche Mail mit Bezug auf das Gespräch, Unterlagen |
| C: allgemein | in zwei Wochen | Die zugesagten Unterlagen; danach nur, wenn der Kontakt zustimmt |
Hat ein Besucher am Stand Unterlagen oder ein Angebot angefragt, ist die Antwort darauf keine Werbung, sondern das, worum er gebeten hat. Anders bei Werbe-Mails und Newslettern: Sie brauchen eine Einwilligung, und eine abgegebene Visitenkarte ist nicht automatisch eine. Fragen Sie am Stand, ob der Kontakt weitere Informationen per E-Mail möchte, und halten Sie die Antwort fest. Im Zweifel lassen Sie Ihr Vorgehen rechtlich prüfen.
Das funktioniert nur, wenn jeder Messekontakt als solcher erkennbar bleibt, auch dann noch, wenn aus ihm längst eine Verkaufschance geworden ist.
Offen gesagt: Visitenkarten liest Portario nicht ein, sie werden abgetippt oder per Liste importiert. Und Werbe-Mails nach der Messe sind nur so zulässig wie die Einwilligung, die Sie dafür haben; Portario weist beim E-Mail-Marketing darauf hin, prüft es aber nicht für Sie.
Kontakte mit konkretem Bedarf in zwei Arbeitstagen, Interessierte in der ersten Woche. Danach erinnern sich viele Besucher nicht mehr genau an das Gespräch, und andere Anbieter waren schneller.
Werbung per E-Mail braucht eine Einwilligung; eine Visitenkarte allein ist keine. Fragen Sie am Stand, ob der Kontakt Informationen per E-Mail möchte, und halten Sie die Antwort fest. Im Zweifel lassen Sie das rechtlich prüfen.
Der Zuständige für das Gebiet oder den Kunden. Das Standteam sorgt dafür, dass das Gespräch vollständig erfasst und richtig zugeordnet ist.
Erst nach einigen Monaten, wenn aus den Kontakten Aufträge geworden sind oder nicht. Dafür muss die Herkunft „Messe“ an jedem Kontakt und jeder Verkaufschance erhalten bleiben.
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