Tourenplanung im Außendienst: ein Besuchstag mit mehr Kunden und weniger Kilometern

Den Besuchstag in fünf Schritten planen

1. Feste Termine setzen: die zwei, drei Besuche, um die es geht, mit Uhrzeit beim Kunden vereinbart.
2. Umkreis auffüllen: Welche Kunden liegen in 20 bis 30 Kilometern um diese Termine? Zuerst die mit Anlass: offenes Angebot, fällige Wartung, lange nicht besucht.
3. Reihenfolge festlegen: erst die Reihenfolge, dann die Uhrzeiten. Hin und her durch die Region kostet mehr Zeit als jeder einzelne Besuch.
4. Zeit je Besuch und Puffer rechnen: realistische Gesprächsdauer, Anmeldung beim Pförtner, Parkplatz. Ein Besuch, der länger dauert, darf den Rest des Tages nicht kippen.
5. Anmelden: Auch der kurze Besuch beim Kunden nebenan wird vorher angekündigt. Unangemeldet steht man im Mittelstand oft vor verschlossener Tür.

Über den Tag hinaus: Gebiete und Wochenrhythmus

• Feste Regionen je Wochentag: montags Norden, dienstags Süden. Kunden wissen, wann der Außendienst in der Nähe ist, und Termine lassen sich bündeln.
• Besuchsfrequenz nach Kunde: wichtige Kunden öfter, kleine bei Anlass. Wie man das festlegt, steht im Ratgeber zur Steuerung des Außendiensts.
• Übernachten statt zurückfahren: Bei Regionen über 200 Kilometer bringt eine Übernachtung oft zwei volle Besuchstage statt zweier halber.

So macht es Portario

1. Umkreissuche: Ort oder Postleitzahl wählen, Umkreis 10 bis 300 km, die Firmenliste zeigt die Entfernung je Kunde, in Deutschland, Österreich und der Schweiz, kombinierbar mit den übrigen Filtern der Firmenliste.
2. Karte: die gefilterte Liste als Punkte, zoombar, mit dem Umkreis als Ring.
3. Tour planen: Kunden anhaken, Start (Ort, Postleitzahl oder „Mein Startort“ aus dem Profil) und Ende wählen, Portario ordnet bis zu 30 Halte in eine sinnvolle Reihenfolge, mit Kilometern je Abschnitt.
4. Navigation: „In Google Maps öffnen“ übergibt die Reihenfolge an Google Maps, erst auf Ihren Klick.

Offen gesagt: Portario rechnet mit der Luftlinie zwischen den Mittelpunkten der Postleitzahlen, nicht mit Straßen und Verkehr; die Kilometer sind eine Untergrenze. Uhrzeiten und Zeitfenster plant Portario nicht in die Tour ein, und die Karte zeigt keine Straßen. Dafür verlässt keine Kundenadresse den Server, und es entstehen keine Kosten für einen Kartendienst.