Angebotsvergleich Vorlage: Lieferantenangebote fair vergleichen und die Vergabe begründen

So ist die Vorlage aufgebaut

• Kopf: Anfrage oder Bedarf, Frist für Angebote, Verantwortlicher und Wunschtermin.
• Angebote: je Lieferant Angebotsnummer, Summe netto, Lieferzeit in Arbeitstagen, „Gültig bis“ und Bedingungen. Absagen bleiben ohne Summe in der Liste, damit man sieht, wer gefragt wurde.
• Was die Tabelle rechnet: „Wertet mit“ (nur gültige Angebote), den Abstand zum günstigsten in Prozent und die Markierung günstigstes, schnellstes oder abgelaufen.
• Vergabe: Zuschlag, Datum, Begründung und drei Unterschriften: Einkauf, Bedarfsträger, Freigabe.
• Auswertung im Excel: Zahl der gültigen Angebote, günstigste Summe, Durchschnitt und Ersparnis gegenüber dem Durchschnitt.

Wann Excel nicht mehr reicht

Eine Tabelle je Anfrage geht gut, solange es wenige Anfragen sind. Schwierig wird es, wenn Anfragen per Mail verschickt, Fristen nachgehalten und Vergaben über Monate wiedergefunden werden sollen.

Im Modul „Einkauf & Lieferanten“ von Portario geht die Anfrage mit Positionen als PDF an mehrere Lieferanten, die Glocke meldet eine verstrichene Angebotsfrist, der Vergleich markiert günstigstes und schnellstes Angebot, und ein Zuschlag an ein teureres Angebot verlangt eine Begründung. Danach bietet Portario die Lieferantenbewertung an. Das Modul ist ab dem Tarif Pro enthalten.